Comment créer une signature email efficace ?

Donner des informations

À moins que vous ne connaissiez directement votre interlocuteur, il n’est pas toujours évident de savoir qui il est. Pour cette raison, le monde civilisé a inventé la signature. Rien à voir avec la signature que vous apposez sur un document officiel. Non, dans un email, la signature est principalement utilisée afin de donner plus de détails à son interlocuteur.

Par exemple :

• Quel est votre rôle dans l’entreprise

• Comment vous joindre par téléphone

• Comment vous suivre sur les réseaux sociaux

• Et plein d’autres choses encore 

Garder une signature courte

De nos jours, la signature de l’email est utilisée pour beaucoup de choses. Et parfois trop. Dans certaines entreprises, la signature des employés ressemble à un catalogue de vente par correspondance. On y retrouve les dernières offres d’emploi de l’entreprise, la date du prochain événement, un logo, un lien vers les dix sept réseaux sociaux… Jusqu’à en oublier le principal, "qui est mon interlocuteur" et "comment faire pour le joindre en dehors de l’email".

Avoir en tête certaines règles

En 1995, Sally Hambridge publie la RFC 1855 sous le titre "Netiquette Guidelines". Ce document, qui n’a aucune valeur contraignante, a pour objectif de décrire une série de bonnes pratiques concernant la communication sur internet et sur les réseaux informatiques. Ce qui incite Sally Hambridge, à rédiger ce document, c’est le nombre de plus en plus important de nouveaux utilisateurs faisant leur apparition sur internet à ce moment là. En effet, avant les années 1990, les utilisateurs d’internet ont une connaissance technique de l’outil et donc de ses limitations. Mais les "newbies" des années 1990 ne possèdent pas cette culture, il est donc important des les éduquer.

18 ans plus tard, même si certaines parties sont obsolètes à cause de l’évolution technologique, la netiquette reste globalement d’actualité. Dans certains milieu, principalement chez les développeurs, c’est même une référence fréquemment citée lors de certains débordements.

La netiquette accorde une place importante à l’email, un peu moins d’un quart du texte lui est consacré. Concrètement :

• "In order to ensure that people know who you are, be sure to include a line or two at the end of your message with contact information." (Afin de vous assurer que les gens sachent qui vous êtes, assurez-vous d’inclure une ligne ou deux à la fin de votre message content des informations de contact).

• "If you include a signature keep it short.  Rule of thumb is no longer than 4 lines." (Si vous utilisez une signature, gardez la courte. La règle d’or est pas plus de 4 lignes).

• "Again, be sure to have a signature which you attach to your message." (À nouveau, soyez certain d’avoir une signature attachée à votre message).

Quelques conseils supplémentaires pour conclure

Si l’on ne se limite pas à ce qui est écrit dans cette version de la netiquette (il y en a plusieurs qui circulent sur internet), on peut dégager d’autres règles qui sont communément acceptées :

• Pas d’images dans les signatures afin de ne pas alourdir les emails (même si cette règle est rarement respectée en entreprise).

• Débuter la signature par un double tiret suivi d’une espace ("—").

• Limiter la largeur de la signature à 72 caractères.

 Et vous ? Que pensez-vous de ces règles ? Dépassées ou toujours d’actualité ?