Wie Sie Ihre E-Mail Listen DSGVO-konform aufbauen

Wann Sie eine erneute Zustimmung der E-Mail Empfänger einholen müssen

Unter der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Sie jederzeit beweisen können, dass Sie die Zustimmung Ihrer Kontakte haben, ihnen Newsletter und andere Marketing E-Mails zuzuschicken.

Die DSGVO gilt ab dem 25. Mai 2018. Doch viele haben eine solche Einverständniserklärung nicht - und werden nun nervös. Aber keine Panik - wir helfen Ihnen Schritt für Schritt!

Tatsächlich ist die neue DSGVO eine gute Gelegenheit, Ihre allgemeine E-Mail Zustellbarkeit zu verbessern. Indem Sie eine gründliche Reinigung Ihrer E-Mail Kontaktlisten durchführen und Ihre Empfänger fragen, ob sie weiterhin Newsletter und Co. von Ihnen erhalten möchten ❤, reduzieren Sie Bounces, Spam-Beschwerden und den gefürchteten Spam-Ordner. 😉

Eine E-Mail Kampagne zur Neuqualifizierung ist eine Methode, die angewandt wird, um eine E-Mail Kontaktliste auf den neuesten Stand zu bringen. Diese Methode wird von zahlreichen Marketern angewandt, um eine saubere Datenbank beizubehalten und weiterhin E-Mail Marketing Kampagnen verschicken zu können.

Auch wir bei Mailjet empfehlen dies.

Zunächst einmal gilt es zu bestimmen, für welche Ihrer Kontaktlisten eine neue Zustimmung notwendig ist. Identifizieren Sie dazu, in welcher der 3 untenstehenden Situationen Sie sich befinden:

Tabelle: Wann Sie eine erneute Einwilligung Ihrer Newsletter-Abonnenten benötigen

Es ist sehr wichtig zu betonen, dass eine E-Mail Kampagne zur Listen-Neuqualifizierung nur den Zweck haben darf, diejenigen Empfänger, von denen Sie in der Vergangenheit die ausdrückliche Zustimmung erhalten haben, dass Sie sie kontaktieren dürfen, neu zu qualifizieren.

Eine solche Kampagne darf nicht als ein Mittel angesehen werden, mit dem Sie kurz vor Inkrafttreten der DSGVO noch schnell die ursprüngliche Zustimmung Ihrer Kontakte einholen.

DSGVO: Wie Sie sich eine erneute Einwilligung einholen

Im Bereich des E-Mail Marketings sind vor allem drei Punkte wichtig:

1. Eine  DSGVO-konforme E-Mail Marketing Software verwenden.

2. E-Mail Kontaktlisten DSGVO-konform aufbauen.

3. Nur E-Mails an Empfänger versenden, von denen Sie eine eindeutige Zustimmung dazu haben.

Unter der DSGVO müssen Sie imstande sein, jederzeit zu beweisen, dass Sie auch wirklich die Zustimmung Ihrer Kontakte haben, ihnen Newsletter und andere E-Mails mit Marketing-Charakter zuzuschicken.

Achtung, die DSGVO gilt nicht nur für Ihre neuen, nach dem 25. Mai 2018 gesammelten Kontakte, sondern auch für alle Ihre bereits bestehenden E-Mail Kontakte.

Und genau bei diesem letzten Punkt herrscht oftmals große Unsicherheit. Die zentrale Frage, die sich zahlreiche Unternehmen gerade stellen, ist: Muss ich meine E-Mail Listen neu qualifizieren und wenn ja, wie erhalte ich eine ausdrückliche Zustimmung von meinen Empfängern?

Keine Panik, wir werden Ihnen alles erklären.

Gelungene Beispiele für Neuqualifizierung-Kampagnen

Und achten Sie stets darauf, dass Ihre E-Mail Kampagne zur Neuqualifizierung klare, transparente und kurz gefasste Informationen enthält.

Zu Ihrer Hilfe finden Sie hier unten ein Modell und ein Beispiel für eine E-Mail für eine Neuqualifizierung.

E-Mail Neuqualifizierungs-Kampagne von ReturnPath

E-Mail Neuqualifizierungs-Kampagne von Hubspot

E-Mail Neuqualifizierungs-Kampagne von Nordstrom

E-Mail Neuqualifizierungs-Kampagne 

Wie Sie eine E-Mail Kampagne zur Neuqualifizierung durchführen

1. Benutzen Sie ein Tool, um Ihre E-Mail Listen zu reinigen

Der erste Schritt ist, die Risiken eines „Hard Bounce” zu reduzieren, der durch ungültige E-Mail Adressen in Ihrer Datenbank verursacht werden könnte.

Dazu empfehlen wir Ihnen die Benutzung von Briteverify. Mit diesem Tool können Sie eine erste Säuberung Ihrer E-Mail Kontaktliste vornehmen. Beachten Sie jedoch Folgendes:

Erstens: Diese Methode garantiert nicht, dass Sie überhaupt keinen „Hard Bounce“ mehr in Ihrer Liste haben, sie kann jedoch die Anzahl ungültiger E-Mail Adressen reduzieren.

Zweitens: Eine solche E-Mail Kontaktlisten-Reinigung ist kein Wundermittel gegen schlechte Vorgehensweisen bei der E-Mail Listenerstellung. Sie müssen sie an einer bereits „sauberen“ Datenbank vornehmen. Anderenfalls droht die Gefahr, dass Ihre Kontakte Ihre E-Mails als Spam melden. Die Folge ist eine Verschlechterung Ihrer E-Mail Zustellbarkeit.

Drittens: Die Verwendung dieses Tools bedeutet nicht, dass Sie wie durch Zauber die Zustimmung Ihrer E-Mail Empfänger erhalten haben. Mit anderen Worten, wenn Sie in der obenstehenden Situation 2 sind, können Sie ihnen noch immer keine E-Mails schicken!

2. Segmentieren Sie Ihre Kontaktdatenbanken

Sobald diese erste „Hard Bounce“-Säuberung vollbracht ist, empfehlen wir Ihnen, Ihre E-Mail Liste je nach Stärke des Engagements Ihrer Kontakte zu segmentieren.

Identifizieren Sie dazu die Kunden, die Ihre E-Mails seit 12 Monaten oder länger nicht geöffnet haben, und löschen Sie sie aus Ihrer Kontaktliste.

E-Mail Segmentierungsfunktion bei Mailjet

Denken Sie daran: Wenn diese Kontakte Sie ein Jahr lang ignoriert haben, dann werden sie es auch weiterhin tun. Eine große E-Mail Liste mag zwar auf den ersten Blick verlockend sein und sieht auf dem Reporting-Papier an Ihren Chef gut aus, doch in Wahrheit kosten solche „inaktiven“ E-Mail Kontakte nur Geld.

Warum also mehr Geld für den E-Mail Versand ausgeben, wenn Sie mit einer kleineren E-Mail Liste den gleichen Traffic und Umsatzzahlen generieren können. Ihr Chef wird sich über ein höheres ROI bestimmt mehr freuen als eine quantitative Basis-Liste ;).

3. Gestalten Sie Ihre „Zustimmungs-Kampagnen

Hiernach ein paar bewährte Vorgehensweisen, die wir Ihnen empfehlen, um wirksame E-Mail Kampagnen zur Neuqualifizierung zu erstellen:

Heben Sie die Vorteile hervor

Senden Sie nicht einfach eine E-Mail, die nur nach der Zustimmung fragt. Senden Sie eher eine E-Mail, die die Leser an die Vorteile Ihres Newsletters erinnert. Bitten Sie gleichzeitig um Bestätigung, ob sie Ihre kostbaren Informationen weiterhin erhalten möchten.

Ihre Newsletter-Abonnenten und Co. zu überzeugen ist wesentlich. Wenn Sie zum Beispiel eine E-Commerce-Lösung haben, erklären Sie ihnen, dass sie, wenn sie Ihre E-Mails nicht mehr bekommen, auch nicht mehr von Ihren Aktualitäten über Ihre neuesten Produkte oder Ihre exklusiven Sonderangebote profitieren.

Versenden Sie einen Reminder

Senden Sie nicht nur eine einzige E-Mail zur Neuqualifizierung, denn nicht jeder wird diese Nachricht öffnen.

Die Sendehäufigkeit ist beim E-Mail Marketing stets ein heikles Thema. Es ist nicht Sinn der Sache, seine Kontakte mit zu vielen Mitteilungen zu überhäufen.

Damit Ihre Marketing E-Mails zur Neuqualifizierung von Ihren Empfängern auch wirklich zur Kenntnis genommen wird, sollten Sie eine E-Mail Kampagne zur Neuqualifizierung erstellen, die über einen bestimmten Zeitraum geht und eine Reihe von E-Mails mit unterschiedlichen Inhalten enthält.

Arbeiten Sie mit mehreren Buttons

Fügen Sie nicht nur einen Button mit dem Text „Ja, ich möchte Ihre Informationen weiterhin erhalten“ in Ihre E-Mail ein. Geben Sie den Kunden die Möglichkeit, auch die gegenteilige Option auszuwählen, zum Beispiel: „Nein, ich möchte Ihre Informationen nicht mehr erhalten“.

Unser Tipp: Verknüpfen Sie diesen Button mit Ihren regulären Abmeldelink. Auf diese Weise schließen Sie die Personen, die mit „Nein“ geantwortet haben, von Ihren zukünftigen E-Mails automatisch aus.

Um rechtlich wirklich sicher zu sein, empfehlen wir beim „Ja“-Button folgende zwei Varianten:

1. Der Link geht zu einer speziellen  Landing Page mit einem  responsiven Anmelde-Widget.

2. Der Link auf eine bestimmte Dankesseite geht. In Ihren E-Mail Statistiken sehen Sie dann, wer geklickt hat. Die User, die nicht geklickt haben entfernen manuell Sie.

Wie empfehlen Ihnen, klare und detaillierte Vermerke zu verwenden.

Denken Sie an Multi-Channel

Benutzen Sie nicht nur einen einzigen Kommunikationskanal, um eine neue Zustimmung zu erhalten, sondern sprechen Sie Ihre Kontakte auch über andere Kanäle wie Social Media an. Sie können zum Beispiel eine Facebook-Kampagne starten, um ihre Zustimmung zu erhalten.

Egal für welchen Kommunikationskanal Sie sich entscheiden, achten Sie darauf, dass Sie die Zustimmung, sobald Sie sie eingeholt haben, gut aufbewahren.

Wie Sie Ihre Einwilligungs-E-Mail mit Mailjet erstellen

Mailjet war einer der ersten ESPs, der sämtliche Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt hat. Sie haben es bestimmt schon vermisst, uns über die DSGVO sprechen zu hören, oder?

Aber es ist wichtig: Unsere Kunden sind an der Einhaltung der DSGVO interessiert und sorgen sich zu recht um Sicherheit und Datenschutz. Wie Sie wissen, arbeiten wir kontinuierlich daran, die Dinge für Sie zu vereinfachen. Wir haben im Folgenden für alle Mailjet-Kunden sämtliche verfügbaren Funktionen in Bezug auf das Kontaktmanagement und die DSGVO zusammengefasst.

Wenn die bisherige Einwilligung, die Sie von Ihren E-Mail Kontakten erhalten haben, nicht den neuen DSGVO-Anforderungen entspricht, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Sie holen sich die ausdrückliche Zustimmung ein, indem Sie alle DSGVO-Anforderungen befolgen (alles, was Sie darüber wissen müssen, finden Sie in diesem Artikel).

• Sie beenden die Verarbeitung der betroffenen Empfängerdaten und löschen diese.

Wenn Sie die Zustimmung erneut einholen müssen, empfiehlt es sich eine sogenannte Requalifizierungs-E-Mail Kampagne durchzuführen. Mit anderen Worten, Sie müssen Ihre bisherigen E-Mail Empfänger bitten, zu bestätigen, dass sie Ihre E-Mails weiterhin erhalten möchten, indem Sie erneut einwilligen.

Schritt 1: Einwilligungs-E-Mail Kampagne erstellen

Erstellen Sie in Ihrem Mailjet-Konto eine neue Kampagne und verfassen Sie Ihre E-Mail. Einige gelungene Beispiele für Requalifizierungs-E-Mails finden Sie hier.

Fragen Sie in Ihrer E-Mail Ihre Kontakte, ob sie weiterhin Marketing E-Mails von Ihnen erhalten möchten.

Geben Sie ihnen dabei die zwei Optionen JA und NEIN. Auf diese Weise erhöhen Sie die Interaktionsrate, was die Reinigung Ihrer E-Mail Listen deutlich vereinfachen wird.

• Den “JA”-Button verlinken Sie zu einer speziellen Bestätigungsseite, die Sie zuvor erstellt haben, mit einer Nachricht wie "Danke für die Bestätigung Ihres Interesses".

• Den “NEIN”-Button verknüpfen Sie mit dem Mailjet-Abmeldelink [UNSUBLINK_DE].

Unter den Buttons empfiehlt es sich darüber zu informieren, was passiert, wenn der Empfänger auf diese E-Mail nicht reagiert, z. B:

• "Sofern wir nicht binnen 7 Tage von Ihnen hören, werden Sie automatisch von allen E-Mail Kontaktlisten entfernt."

• “Wenn Sie Mailjet-Kunde sind, werden wir Sie weiterhin über wichtige Angelegenheiten, die Ihr Konto betreffen, informieren, Sie aber aus unserer Marketing E-Mail Liste entfernen.”

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir eine spezielle Einwilligungs-E-Mail Vorlage erstellt, die Sie entweder unverändert verwenden oder an das Image Ihrer Marke anpassen können. Laden Sie dazu diese E-Mail Vorlage im MJML- oder HTML-Format herunter und importieren Sie diese in Ihr Mailjet-Konto.

Vorlage für das DSGVO-konforme Abfragen einer Einwilligung bei Mailjet

Befolgen Sie einfach diese Schritte:

1. Laden Sie die Mailjet E-Mail Vorlage in MJML oder HTML herunter.

2. Eröffnen Sie Ihr Mailjet-Konto und erstellen Sie eine neue E-Mail Kampagne.

3. Bei der Auswahl der E-Mail Vorlage importieren Sie die HTML- oder MJML-Vorlage.

E-Mail Vorlage in Ihr Mailjet-Konto importieren

4. Bearbeiten Sie die E-Mail Vorlage und senden Sie diese an Ihre gesamte E-Mail Kontaktdatenbank.

Schritt 2: E-Mail Kontaktdatenbank reinigen

E-Mail Empfänger hat den “NEIN”-Button angeklickt: Wenn Sie den Mailjet-Link auf Ihren “NEIN”-Button hinzugefügt haben, werden alle bisherigen E-Mail Empfänger automatisch aus der entsprechenden E-Mail Liste gelöscht. Sie müssen nichts weiteres tun.

E-Mail Empfänger hat den “JA”-Button angeklickt: Alles, was Sie tun müssen, ist die E-Mail Liste der Klicks eine Woche nach dem Senden der E-Mail zu exportieren. Dies wird Ihre neue Kontaktliste mit allen Benutzern sein, die Ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben haben. Nach einiger Zeit können Sie diese Liste der Klicks wieder exportieren, um sicherzustellen, dass Sie keine späten Klicks zurücklassen.

Befolgen Sie dazu einfach diese Schritte:

1. Öffnen Sie die E-Mail Kampagnenstatistik.

2. Wählen Sie die Liste der Personen, die auf den “JA”-Button geklickt haben.

3. Exportieren Sie diese E-Mail Kontaktliste und speichern Sie diese sicher ab.

Exportieren der Liste mit allen Nutzern, die dem Erhalt Ihres Newsletters zugestimmt haben

Müssen Sie diejenigen E-Mail Kontakte händisch abbestellen, die nicht geantwortet haben?

Nein, das brauchen Sie nicht. Da Sie die neue E-Mail Liste sämtliche Kontakte beinhalten, die Ihnen ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben haben (diejenigen, die auf den “JA”-Button geklickt haben), können Sie diese einfach hochladen.

Stellen Sie einfach sicher, dass

1. Sie keine anderen Links in die E-Mail einbauen sowie

2. Keine alte E-Mail Liste mit allen Kontakten verwenden, die nicht geantwortet haben.

Arbeiten Sie mit der Ausschlussliste von Mailjet

Wenn Sie mehrere E-Mail Kommunikationen unter einem Konto haben und bestimmte Kontakte von allen zukünftigen Kommunikationen ausschließen möchten, können Sie diese Ihrer Ausschlussliste hinzufügen, so dass sie keine Marketingkommunikation mehr von Ihnen erhalten.

Beachten Sie, dass sie weiterhin Ihre Transaktionalen E-Mails erhalten. Erfahren Sie mehr über das Ausschlusslistenmanagement.

Was passiert, wenn ich aufgefordert werde, die Einwilligung zu beweisen?

Ihr Einwilligungsnachweis ist die Statistik Ihrer Requalifizierungskampagne. Sie haben hier die E-Mail Liste der Kontakte, die auf den Bestätigungs-Button geklickt haben.

Stellen Sie also sicher, dass Sie diese sicher speichern! Speichern Sie ebenfalls die E-Mail Kampagne in Ihrer Vorlagenbibliothek und machen Sie davon einen Screenshot mit Datumsvermerk.

Einwilligungsnachweis in der Statistik Ihre Mailjet-Kontos

Zukünftig auf der sicheren Seite sein: DSGVO-kompatibles Anmeldeformular verwenden

DSGVO-konformes Anmeldeformular erstellen

Für optimale Transparenz und Sicherheit empfehlen wir unseren Nutzern, für das Erstellen von Kontaktlisten Mailjets Double Opt-in Anmeldeformular zu verwenden. Auf diese Weise stellen Sie nicht nur sicher, die Zustimmung Ihrer Empfänger zu erhalten, sondern können den Nachweis darüber auch direkt herunterladen. ✍

Wie machen Sie das?

1. 1. Bei der Formular-Erstellung wurde ein Kontrollkästchen hinzugefügt. Markieren Sie dieses.

   2. Passen Sie den Text des Kontrollkästchens an.

Sobald ein Nutzer sich für Ihren Newsletter anmeldet, werden die Zustimmungsinformationen seinem Kontaktprofil hinzugefügt, wie z. B. Formular-Name und Text des Zustimmungsfeldes. Hier ein Beispiel eines DSGVO-kompatiblen Kontrollkästchens:

1. Sie haben es geschafft!

Bitte beachten Sie: Haben Sie unser Anmelde-Formular bereits auf Ihrer Webseite eingefügt, muss es neu installiert werden, um das DSGVO-Kontrollkästchen zu aktivieren, mit dem dann die Einwilligungen gespeichert werden können. Im Gegenzug bedeutet das aber auch, dass Sie für Ihre alten Kontakte keinen Nachweis der Zustimmung herunterladen können.

Aber machen Sie sich keine Sorgen! Wenn Sie unser Formular schon von Beginn an verwenden, sind wir für Sie da, falls Sie ein Problem mit einem Empfänger haben, der behauptet, niemals zugestimmt zu haben, Ihre Informationen zu erhalten. Diese Informationen können von uns bereitgestellt werden, da sie in unserem System gespeichert sind.

Nachweise über Zustimmungen einfach und sicher abspeichern

Eine weitere gute Neuigkeit ist, dass Sie jetzt direkt von Ihrem Mailjet-Konto aus auf diesen Nachweis der Zustimmung zugreifen und ihn dort herunterladen können, ohne unser Support-Team kontaktieren zu müssen.

Und so können Sie den Nachweis einer Zustimmung herunterladen:

1. 1. Suchen Sie in Ihren Kontaktlisten nach einem Kontakt.

   2. Klicken Sie diesen an, die entsprechenden Details werden nun angezeigt (dieser Bereich wurde ebenfalls neu gestaltet).

   3. Der benötigte Nachweis kann dann direkt hier heruntergeladen werden:

      

Kontakte mit nur einem Klick löschen

Wie Sie wissen, sind sich die Kontakte seit Einführung der DSGVO stärker bewusst, welche Informationen sie teilen, und häufig gibt es Anfragen, dass sie aus einer Liste und sämtlichen Kommunikationen gelöscht werden möchten.

Neben dem Abmelden, Prüfen von Status und Statistiken, Bearbeiten von Kontakteigenschaften und dem Entfernen eines Kontakts aus einer Liste ist es nun möglich, einen Kontakt mit nur einem Klick aus allen Ihren Listen direkt von der Kontaktübersichtsseite aus zu löschen:

Wichtiger Hinweis: Auch nach der Entfernung eines Kontaktes bleiben die Statistiken der E-Mails, die an ihn gesendet wurden, unverändert. Der Kontakt und dessen Informationen werden allerdings nicht mehr in der Datenbank angezeigt und sind für zukünftige Versendungen nicht mehr verfügbar.

Wir hoffen, wir konnten Sie dabei unterstützen, (noch mehr) DSGVO-kompatibel zu sein.

Gerne können Sie uns Ihre Meinung über das neue Anmelde-Formular, aber auch Mailjet im Allgemeinen mitteilen!

Fazit

Im Endeffekt muss man die DSGVO wirklich als Chance betrachten. Sie bietet nämlich Gelegenheit, Ihre E-Mail Kontaktlisten zu säubern, indem Sie „Hard Bounces“ und inaktive Kontakte beseitigen.

So erhöhen Sie das Engagement Ihrer besten Kunden und stärken die Beziehung, die Sie mit ihnen unterhalten. Diese neue Verordnung ist für Ihre Marketingstrategie also eine gute Sache!

Beachten Sie jedoch, dass die Newsletter-Abonnenten höchstwahrscheinlich zahlreiche E-Mails anderer Unternehmen erhalten werden und damit überfordert sein können. Je früher Sie also um eine erneute Zustimmung bitten, desto besser stehen die Chancen, dass Sie eine (positive!) Antwort erhalten.

Haben Sie erst einmal die ausdrückliche Zustimmung eingeholt, achten Sie darauf, sie mit sämtlichen Informationen aufzubewahren, mit denen Sie sie beweisen können: Nachweis der Zustimmung, E-Mail Adresse des Empfängers sowie das Datum, an dem die Zustimmung gegeben wurde.