Noreply-E-Mail: Darum sollten Sie keine Noreply-Adressen verwenden

Was sind Noreply-E-Mails?

Das englische “no reply” bedeutet so viel wie “keine Antwort”.

Noreply-E-Mails sind E-Mails ohne persönliche Absenderadresse. Noreply-E-Mails werden vor allem im E-Commerce und im E-Mail-Marketing verschickt: Ihr Ziel ist, den Empfänger zu informieren, ohne eine Antwort auf die Nachricht erhalten zu wollen. Verschicken Sie jedoch eine E-Mail and eine Noreply-Adresse, erhalten Sie oft eine Benachrichtigung darüber, dass Ihre Antwort nicht zustellbar war. Im schlimmsten Fall landet Ihre Nachfrage direkt im Papierkorb.

Lieferprozessbewertung von Wayfair, Noreply-E-Mail

Häufige Fragen zu Noreply-E-Mails

Wer versendet Noreply-E-Mails?

Ursprünglich sind Noreply-E-Mails als transaktionale E-Mails konzipiert worden, etwa als Kaufbestätigung in Online-Shops oder als Buchungsbestätigung bei Online-Reiseanbietern. Mittlerweile werden Noreply-E-Mails aber auch im E-Mail-Marketing eingesetzt, etwa zum Versenden von Newslettern. Auch bei informationalen E-Mails, z. B. bei Terminbestätigungen von Ärzten und Behörden sowie bei Serviceanfragen im Online-Banking, kommen Noreply-Mails zum Einsatz.

Wie erkennt man Noreply-E-Mails?

In den meisten Fällen beginnt die Absenderadresse einer Noreply-E-Mail mit “noreply@…”, oder am Anfang der Betreffzeile steht “Noreply: …”. Es gibt aber auch Noreply-E-Mails, die von einer allgemeinen Unternehmens-Adresse versendet werden, und bei denen lediglich am Ende der Mail die Information erscheint, dass es sich um eine automatisch generierte Mail ohne Antwortmöglichkeit handelt.

Wie werden Noreply-E-Mails verschickt?

Noreply-E-Mails werden über ein E-Mail-System automatisch erstellt und verschickt. Für den Absender bedeutet dies minimalen Aufwand – das ist wohl der Hauptgrund, warum Noreply-Mails im E-Mail-Marketing nach wie vor so beliebt sind.

Sind Noreply-E-Mails Spam?

In der Regel sind Noreply-E-Mails kein Spam. User erhalten sie nur, wenn sie sich zuvor für einen Newsletter angemeldet, sich auf einer Seite registriert oder etwas online bestellt haben.

Beispielbild einer Noreply E-Mail

Wie man eine Noreply-E-Mail einrichten kann

Die Schritte zum Einrichten einer Noreply-E-Mail hängen von Ihrem E-Mail-Anbieter ab. Im Allgemeinen müssen Sie jedoch Folgendes tun:

Als erstes loggen Sie sich in die Systemsteuerung Ihres E-Mail-Hosting-Kontos ein. Dort können Sie eine Adresse wie diese erstellen: noreply@Ihrdomainname.de

Als Nächstes muss diese Noreply-E-Mail-Adresse auch in Ihrem E-Mail-Programm oder Mail-Client eingerichtet werden. All diese Infos bekommen Sie vom Unternehmen, wo Sie Ihr E-Mail-Konto hosten. Als Alternative können Sie ein webbasiertes E-Mai-Programm verwenden, wenn dies beim E-Mail-Host nicht möglich ist.

Öffnen Sie nun das E-Mail-Programm und verfassen Sie eine neue Nachricht. Vergessen Sie nicht einen Betreff anzugeben. Wichtig ist es auch, darauf hinzuweisen, dass nicht auf diese E-Mail geantwortet werden kann. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen und eine alternative E-Mail-Adresse für die Kontaktaufnahme an.

In diesem Eintrag in unserer Dokumentation sind die Schritte zum hinterlegen einer Absenderadresse in Mailjet erklärt.

4 Gründe, warum Sie keine Noreply-E-Mails versenden sollten

Auch wenn Noreply-E-Mails auf den ersten Blick praktisch und effektiv wirken: Im E-Mail-Marketing gibt es mehrere Gründe, die dagegensprechen, Noreply-Mails zu verwenden. Ihren Kunden und Kundinnen vermitteln E-Mails ohne Absender schnell das Gefühl, dass ein persönlicher Kontakt gar nicht erwünscht ist. Zudem können Noreply-Mails Ihre Absender-Reputation beeinflussen – und damit sogar Ihren E-Mail-Marketing-Kampagnen schaden.

Schauen wir uns genauer an, wie sich Noreply-E-Mails auf Ihren Erfolg im E-Mail-Marketing auswirken.

1. Die Empfänger fühlen sich nicht wertgeschätzt

In vielen Fällen möchten Ihre Kunden und Zielgruppen mit Ihnen persönlich Kontakt aufnehmen. Dabei kann es sich um Rückfragen, Beschwerden, Lob oder anderes Feedback handeln.

Doch Noreply-E-Mails verhindern dies.

Versetzen Sie sich zuvor für einen Moment in die Rolle des Empfängers: Sie erhalten eine automatische Nachricht, die von Anfang an darauf ausgelegt ist, nicht weiter mit Ihnen kommunizieren zu wollen.

Beispiel einer Noreply E-Mail bei einer Marketing E-Mail

Zwar kann der Empfänger technisch gesehen auf diese E-Mail antworten. Doch gibt diese E-Mail-Adresse eindeutig zu verstehen, dass der Versender keine Antwort haben möchte.

Die Noreply-E-Mail schreit förmlich: “Bitte nehmen Sie unsere Nachricht zur Kenntnis, aber belästigen Sie uns nicht mit Ihrer Antwort.”

Statt mit ihm in Dialog treten zu wollen, vermitteln Sie eher den Eindruck, dass es Ihnen egal ist. Und genau diesen Eindruck sollten Sie als Unternehmen unbedingt vermeiden.

So verschlechtert die Noreply-E-Mail die Service-Erfahrung Ihrer Kunden und beschädigt langfristig auf Ruf Ihrer Marke.

2. Ihre E-Mail-Zustellbarkeit bricht ein

Ihre E-Mail muss bestimmte Rahmenbedingungen erfüllen, um vom ISP (Internet Service Provider) des Empfängers als vertrauenswürdig angesehen zu werden.

Viele verschiedene Faktoren entscheiden darüber, ob Ihre E-Mail letztendlich im Posteingang landet oder als unerwünscht aussortiert wird und im Spam-Ordner landet.

Der ISP prüft dabei verschiedene Aspekte der E-Mail, unter anderem auch die Noreply-E-Mail-Adresse und die Reaktion des Nutzers auf vorangegangen E-Mails des gleichen Senders.

Hat Ihr Kontakt keine Möglichkeit auf Ihre E-Mail zu reagieren, bekommen das auch die ISPs mit – und fragen sich: „Ist irgendwas faul an der E-Mail, dass der Absender keine Antwort erhalten möchte?” Die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden Ihre Noreply-Adresse ins Adressbuch eintragen, ist zudem sehr gering und dadurch steigt das Risiko als Spam markiert zu werden noch einmal.

Im Zweifelsfall lassen die ISPs Ihre E-Mails nicht durch. Die Folge sind schlechte Zustellbarkeitsraten.

3. Ihre Absender-Reputation leidet

Insbesondere, wenn Sie Newsletter versenden, sollten Sie auf Noreply-E-Mails verzichten.

Denn: Auch wenn Sie in jeder Ihrer E-Mails einen Link zur Abmeldung bereitstellen, wird nicht jeder Empfänger und jede Empfängerin den von Ihnen bereitgestellten Link zur Abmeldung finden und nutzen.

Stattdessen werden einige Abonnenten auf Ihre Mail antworten und um eine Abmeldung bitten. Mit einer Noreply-E-Mail-Adresse laufen diese Versuche jedoch ins Leere und Sie werden dem Kontakt weiterhin Ihren Newsletter senden. Dieser wird daraufhin Ihre Mails an Spam markieren und damit Ihre Absender-Reputation dauerhaft schädigen.

E-Mail wird im Posteingang als Spam markiert

Im schlimmsten Fall landen Sie mit Ihrem Newsletter auf einer E-Mail-Blocklist – ISP-Blocklisting ist definitiv das Worst-Case-Szenario aller E-Mail-Marketer.

Der Anbieter Gmail bietet in diesem Zusammenhang übrigens seit einiger Zeit eine intelligente E-Mail-Abmeldefunktion an.

Beispiel von Gmails Abmeldefunktion

4. Risiko der Nichteinhaltung der DSGVO

Noreply-Mails sind nach der DSGVO nicht verboten, sie sind aber dennoch problematisch. Kunden sollten immer die Möglichkeit haben, alle Informationen über ihre personenbezogenen Daten einzuholen. Die Person oder Firma, die eine Noreply-Mail verschickt, kann aber nicht sofort problemlos erreicht werden, da keine E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt wird.

Die Suche nach einer Kontakt-E-Mail und das anschließende Versenden eines Auskunftsersuchens ist daher äußerst umständlich und schwierig und stellt nicht unbedingt die von den Datenschutzbestimmungen empfohlene Methode dar. Besonders frustrierend für die Kunden ist es auch, wenn in der Noreply-E-Mail selbst keine alternative E-Mail-Adresse oder ein anderer Kontakt angegeben ist.

Denken Sie auch daran, dass die DSGVO vorschreibt, eine Abmelde-Option in Noreply-Mails zur Verfügung zu stellen.

2 effektive Alternativen zu Noreply-Mails

Noreply-E-Mails sind also die Einbahnstraße der digitalen Kommunikation. Aber welche Alternativen haben Sie als E-Mail-Marketer, wenn Sie viele Empfänger ohne großen Aufwand erreichen möchten?

Schauen wir uns zwei Möglichkeiten an, wie Sie Noreply-E-Mails umgehen und den Erfolg Ihrer E-Mail-Marketing-Kampagnen steigern können.

Richten Sie eine persönliche Absender-Adresse ein

Okay, Noreply E-Mail-Adressen sind also keine Option. Doch welche E-Mail-Adressen sollen Sie stattdessen verwenden?

Es kommt grundsätzlich darauf an, ob es sich um eine Transaktions-E-Mail oder Marketing-E-Mail handelt und was der Zweck der Nachricht ist. Für beide E-Mail-Arten gibt es jeweils typische Ansprachen und Absender-Adressen – hier sind die häufigsten Beispiele:

Auf diese Weise zeigen Sie Ihren Empfängern, dass Sie sie wertschätzen und an ihrer Meinung sowie an Rückfragen interessiert sind. Das stärkt nicht nur das Vertrauen in Sie als seriöses Unternehmen, es festigt auch die Kundenbeziehung.

Sie möchten Ihre Noreply-E-Mail-Adresse durch eine persönliche E-Mail-Adresse ersetzen? Lesen Sie hier, wie Sie eine neue Absender-Adresse bei Mailjet by Sinch einrichten.

Richten Sie ein eigenes E-Mail-Postfach ein

Richten Sie ein eigenes E-Mail-Konto für Ihre E-Mail-Kampagnen oder Transaktions-E-Mails ein. Das E-Mail-Postfach sollte von einem oder mehreren Mitarbeitenden persönlich betreut werden.

Auf diese Weise sind Ihre Nutzer in der Lage, auf Newsletter oder Transaktions-E-Mails zu antworten und so mit Ihrem Unternehmen in Kontakt zu treten. Sollten Ihre Empfänger diese Möglichkeit wahrnehmen, wirkt sich dies positiv auf Ihre E-Mail-Zustellbarkeit aus.

Ein eigener Posteingang speziell für Antworten Ihrer Kunden hat den zusätzlichen Vorteil, dass Sie Anfragen schnell überblicken und beantworten können. In Ihrem geschäftlichen E-Mail-Konto besteht die Gefahr, dass solche Mails übersehen oder zurückgestellt werden.

Setzen Sie auf persönlichen Kundenkontakt, um die Zufriedenheit Ihrer E-Mail-Empfänger hochzuhalten. Das Ergebnis werden geringere Abmelderaten und weniger Spam-Markierungen sein. Beantworten Sie Anfragen nach Newsletter-Abbestellungen zeitnah und freundlich. Tragen Sie anschließend den entsprechenden Kontakt händisch aus Ihrer Kontaktliste aus.

Austragen von Empfängern in der Kontaktverwaltung von Mailjet by Sinch.

Auf diese Weise vermeiden Sie Spam-Markierungen und erhalten eine saubere Liste mit interessierten Kontakten. Dies wird sich langfristig positiv auf Ihre Öffnungsrate auswirken.

Erfahren Sie in unserem Blogartikel zu Newsletter-Abmeldungen weitere Tipps und Tricks, wie Sie den Abmeldeprozess von Ihrem Newsletter optimal gestalten.

Fazit: Mit persönlichen Absender-Adressen umgehen Sie den Spam-Ordner

Sie wissen nun, welche Auswirkungen Noreply-E-Mails für den Erfolg Ihrer E-Mail-Marketing-Kampagnen und Ihre Reputation als Absender haben können. Machen Sie es besser: Setzen Sie Ihr Wissen direkt für Ihren eigenen E-Mail-Versand um und passen Sie Ihre Absender-Adresse an, um den Spam-Ordner zu vermeiden.

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Dies ist eine Überarbeitung eines Artikels, der ursprünglich von Jan Bernecke verfasst und am 16. August 2018 erstmals publiziert wurde.