RGPD : comment requalifier vos listes de contacts ?

Au moment où j’écris ces lignes, nous sommes à moins de 10 jours de l’entrée en application du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et vous êtes très certainement submergé(e) d’informations à ce sujet. Par exemple, vous avez peut-être déjà retenu qu’il faut mettre en place certaines mesures telles que l’évaluation des fournisseurs traitant vos données afin de vous assurer qu’ils sont eux-mêmes conformes au RGPD. Il y a également une autre question majeure : le consentement de vos contacts.

Sous le RGPD, vous devrez être en mesure de prouver que vous avez bien obtenu le consentement de vos contacts pour pouvoir continuer à leur envoyer des communications. Et attention, le RGPD ne s’appliquera pas uniquement à vos nouveaux contacts acquis après le 25 mai 2018, il s’appliquera également à tous vos contacts existants.

Vous devez maintenant vous poser cette question : que dois-je faire pour pouvoir continuer à envoyer des emails marketing à mes contacts ? Pas de panique on vous explique tout.

Une campagne de requalification est une méthode utilisée pour mettre à jour une liste de contacts. Concrètement, elle permet de réobtenir le consentement de vos destinataires. Cette méthode est déjà utilisée par certains marketeurs pour conserver une base de contacts saine et continuer à envoyer des campagnes emailing performantes. En effet, en ayant moins de personnes désintéressées dans vos listes de contacts et en ciblant uniquement des personnes qui ont consenti explicitement à recevoir vos campagnes de communication, les emails marketing sont adressés uniquement aux personnes les plus intéressées par vos contenus.

Avant toute chose, vous devez déterminer quelles sont vos listes de contacts pour lesquelles il est nécessaire de réaliser une nouvelle demande de consentement. Pour cela, identifiez dans laquelle des 3 situations ci-dessous vous vous trouvez :

• Le consentement de vos contacts a été collecté de manière claire et transparente (via un site Internet, une application, un formulaire papier….) et vous disposez bien de la preuve de ce consentement. Dans ce cas, il n’y a pas besoin de mener une campagne de requalification auprès de ces contacts. Vous pouvez continuer à leur envoyer des emails marketing, tant que vous conservez bien la preuve de ce consentement.
• Le consentement de vos contacts n’a pas été collecté de manière claire et transparente… voire pas collecté du tout. Attention, dans ce cas de figure, il n’est pas possible de réaliser une campagne de requalification car ces contacts n’ont jamais accepté explicitement de recevoir vos informations.
• Le consentement de vos contacts a été collecté de manière claire et transparente (via un site Internet, une application, un formulaire papier….) mais vous ne disposez pas de la preuve de ce consentement. Si vous êtes dans cette situation, vous devez impérativement mener une campagne de requalification pour obtenir leur consentement et pouvoir le prouver, afin de continuer à envoyer des emails à ces contacts après l’entrée en vigueur du RGPD.

Il est très important de souligner qu’une campagne de requalification doit uniquement avoir pour objectif de requalifier les contacts qui vous ont déjà donné la permission explicite de les contacter à un moment donné par le passé. Une telle campagne ne doit pas être considérée comme un moyen de dernière minute d’obtenir le consentement initial de vos contacts juste avant l’entrée en vigueur du RGPD.

La première étape est de réduire les risques de rebond permanent (message d’erreur ou d’échec définitif envoyé par le serveur du domaine destinataire) qui seraient dûs à la présence d’adresses invalides dans votre base de données. Pour cela, nous vous conseillons de passer par Briteverify. Cet outil vous permettra de faire un premier nettoyage de votre liste. Notez toutefois les éléments suivants :

• Cette méthode ne garantit pas que vous n’aurez plus aucun rebond permanent dans votre liste, mais elle peut réduire le nombre d’adresses invalides.
• Ce nettoyage n’est pas un remède miracle contre les mauvaises pratiques de création de listes. Vous devez réaliser ce nettoyage sur une base déjà saine sans quoi vos contacts pourraient signaler vos emails en spam et faire chuter votre délivrabilité.
• L’utilisation de cet outil ne signifie pas que vous avez obtenu magiquement le consentement de vos contacts. En d’autres termes, si vous étiez dans la situation 2 ci-dessus, vous ne pouvez toujours pas leur envoyer d’emails.

Une fois ce premier nettoyage de rebonds permanents réalisé, nous vous recommandons de trier votre liste en fonction du niveau d’engagement de vos contacts. Pour cela, identifiez les clients qui n’ont pas ouvert vos emails au cours des 12 derniers mois et plus et supprimez-les de votre liste. Soyons honnêtes : s’ils n’ont pas daigné ouvrir vos messages au bout d’un an, la partie est perdue d’avance.

Afin de créer des campagnes de requalification efficaces, voici quelques bonnes pratiques que nous vous conseillons de suivre :

• N’envoyez pas simplement un email qui demande seulement le consentement. Envoyez plutôt un email rappelant aux lecteurs les avantages de votre newsletter et demandez-leur de confirmer qu’ils veulent continuer à recevoir vos précieuses informations. Il est essentiel de convaincre vos lecteurs. Par exemple, si vous avez une solution e-commerce, expliquez-leur que s’il ne reçoivent plus vos emails ils ne bénéficieront plus de vos actualités sur vos derniers produits ou sur vos offres promotionnelles en exclusivité.
• N’incluez pas seulement un bouton de type « Oui, je souhaite continuer à recevoir vos informations » dans votre email. Permettez aux clients de choisir l’option inverse, par exemple « Non, je ne souhaite plus vos informations ». De cette façon, vous pouvez exclure les personnes qui ont dit « Non » de vos futurs emails de requalification.
 Nous vous recommandons d’utiliser des mentions claires et détaillées sur ces boutons.
• N’utilisez pas un seul canal de communication unique pour obtenir un nouveau consentement mais ciblez également vos contacts en utilisant d’autres canaux. Par exemple, vous pouvez lancer une campagne Facebook pour obtenir leur consentement. Quelque soit le canal de communication choisi, veillez toutefois à bien le conserver une fois acquis.

Et veillez toujours à ce que votre campagne de requalification contienne des informations claires, transparentes et concises.

Pour le faire directement depuis Mailjet, vous pouvez suivre notre article sur les étapes « pas à pas » pour prouver le consentement de vos contacts.

Pour vous aider, vous trouverez ci-dessous un modèle ainsi qu’un exemple d’email de requalification.

Vous savez tout sur les campagnes de requalification, vous pouvez maintenant suivre les étapes pas à pas pour prouver le consentement de vos contacts.

En fin de compte, il faut vraiment percevoir le RGPD comme une opportunité. C’est en effet l’occasion de nettoyer vos listes en éliminant les rebonds permanents et les contacts inactifs. Ainsi, vous augmenterez l’engagement de vos meilleurs clients et renforcez la relation que vous entretenez avec eux. Cette nouvelle réglementation est donc une bonne chose pour votre stratégie marketing.

Notez toutefois que les abonnés risquent de recevoir de nombreux emails de renouvellement de la part des marques et peuvent se sentir dépassés, de sorte que plus tôt vous élaborez une campagne de requalification, plus vous avez de chances d’obtenir une réponse (positive !).

Une fois le consentement explicite recueilli, veillez à bien le conserver avec toutes les informations nécessaires afin d’être en mesure de le prouver : la trace du consentement, l’adresse email du destinataire ainsi que la date à laquelle le consentement a été donné. 

Ca y est, maintenant que vous avez une base saine et des abonnés engagés, vous êtes prêts à envoyer des campagnes emailing conformes au RGPD !

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Auteur: L'équipe Sinch Mailjet L'équipe de Sinch Mailjet