E-Mail Listen richtig pflegen und reinigen [101 Guide]

Definition: Was ist eine gepflegte E-Mail Liste?

Eine Kontaktliste besteht prinzipiell aus drei Arten von Kontakten:

1. aktiv: Kontakte, die eine E-Mail erhalten

2. abgemeldet: Kontakte, die sich selber ausgetragen haben

3. ausgeschlossen: Kontakte, die Sie als Versender selbst ausgetragen haben

Übersicht über den absoluten und prozentualen Anteil an Kontakten bei Mailjet.

Das Problem ist: Sofern eine Kontakte ausschließlich aus "aktiven" Kontakten besteht, dann ist diese mit aller Wahrscheinlichkeit nach nicht gepflegt. Warum? Diese Frage beantworten wir weiter unten.

Unter einer gepflegten oder gesunden E-Mail Liste versteht man eine Kontaktliste, bei dem (1) die E-Mail Adressen tatsächlich existieren und (2) nur diejenigen Kontakte eine E-Mail erhalten, die es auch möchten.

Um dies herauszufinden bedarf es einer regelmäßigen Analyse der E-Mail Listen nach folgenden Parametern:

1. Seit wann gibt es diese Kontaktliste?

2. Ist die Kontaktliste offen oder geschlossen (ob E-Mail Adressen nachträglich hinzugefügt werden können)?

3. Über wie viel Kontakte verfügt die E-Mail Liste?

4. In welchem Status befinden sich die Kontakte (aktiv, abgemeldet, ausgeschlossen)?

5. Welche Art E-Mails erhalten die in der Liste enthaltenen Kontakte?

6. Gibt es diese E-Mail Adresse wirklich (kein Tippfehler oder komplett gefälschte Adresse)?

7. Was ist die durchschnittliche Performance der Liste (Öffnungen, Klicks, Bounces, Abmeldungen etc.)?

Einstieg: Eine gesunde E-Mail Liste aufbauen

1. Verwenden Sie ein Double Opt-in

Ein Double Opt-in bedeutet, dass Sie, wenn sich eine Person für eine Ihrer E-Mail Listen wie Newsletter angemeldet hat, eine E-Mail abschicken, in der er aufgefordert wird, sein Abonnement zu bestätigen, indem er einem Link in der E-Mail folgt.

Beispiel für eine Bestätigungs-E-Mail.

Die Einrichtung eines Double-Opt-In-Systems hilft Ihnen dabei:

1. Die E-Mail Adresse gültig und nicht gefälscht ist.

2. Der Besitzer der E-Mail Adresse ist wirklich die Person, die sich in Ihre E-Mail Liste eingetragen hat

3. Der neue Kontakt ist wirklich daran interessiert, Ihre E-Mails zu erhalten und wird sich eher mit Ihren Inhalten beschäftigen.

Kurz: Das Double Opt-in Verfahren sorgt dafür, dass nur diejenigen Personen, die an Ihren E-Mails interessiert sind, auch wirklich Ihrer E-Mail Liste hinzugefügt werden.

Dies hat folgende Vorteile:

1. Der Empfänger erklärt sich damit einverstanden, Ihre E-Mails zu erhalten, da er sogar zweimal zugestimmt hat. So wird der Abonnent Ihre E-Mails später nicht mehr als Spam einstufen.

2. Mit der Aufforderung, auf den Bestätigungslink zu klicken, haben Sie bereits Ihre erste Interaktion mit Ihrem Abonnenten generiert. Dies ist ein positives Zeichen für die Webmails und ein guter Start für die

   .

3. Sie vermeiden es, Ihren Newsletter an eine falsch eingegebene E-Mail Adresse zu senden und damit unnötige Kosten.

Der E-Mail Client Gmail bietet die Möglichkeit an, eine E-Mail als Spam zu markieren.

Kurz: Mit dem Double Opt-in Verfahren sorgen Sie für weniger Bounces, Blockierungen, Spam-Markierungen sowie Spamfallen.

Blick in die Kampagnen-Performance im Mailjet Dashboard.

2. Kaufen Sie keine E-Mail Listen - niemals

Es mag verführerisch sein, eine große E-Mail Liste durch Zukauf aufzubauen, aber lassen Sie sich nicht täuschen. Es ist viel besser, eine eigene Liste von Abonnenten aufzustellen, die sich für den Erhalt Ihrer Inhalte entschieden haben.

Eine gekaufte Kontaktliste ist in der Regel von schlechter Qualität. Sie sind nicht auf Ihr Unternehmen ausgerichtet, so dass Sie keinen guten Wert aus der Interaktion mit ihnen ziehen werden - sofern überhaupt eine Interaktion stattfindet.

Die Personen, deren E-Mail Adressen Sie käuflich erwerben, werden wahrscheinlich nicht darüber informiert, dass ihre personenbezogene Daten an Sie übermittelt wurden.

Wenn sie dann E-Mails von Ihnen erhalten, werden sie die E-Mails eher löschen oder als Spam markieren statt sie zu öffnen. Auch können diese sogenannte Spamfallen in sich tragen.

Eine Untersuchung von Kerstin Hoffmann ergab, dass E-Mails von Absendern, die nicht bekannt sind, besonders häufig zum Löschen führt.

Und nicht zuletzt können Sie sich nach Art. 7 Abs. 1 der DSGVO strafbar machen. Werbe bzw. Marketing E-Mails dürfen Sie nur nach vorheriger und ausdrücklicher Zustimmung durch den Empfänger versenden.

Im Moment der Datenabgabe ist der Datenverarbeiter dabei verpflichtet, den zukünftigen Empfänger darüber zu informieren, welche Art E-Mails diese zukünftig erhalten wird.

Dieser Schritt fehlt oftmals. Tun Sie sich und Ihrer Zustellbarkeit sowie Ruf also den Gefallen und lassen Sie die Finger von zum Kauf angebotenen E-Mail Listen und Adressen. Sie möchten mehr dazu erfahren? Alles Wissenswerte zum Listenkauf erfahren Sie hier: E-Mail Adressen kaufen: ja oder nein?

Dranbleiben: Eine aktive E-Mail Liste beibehalten

1. Holen Sie sich regelmäßig Feedback

Ein Blick in die Kampagnen-Statistiken zeigt, ob und wie sich welcher Empfänger mit Ihren E-Mails interagiert. Was die E-Mail Statistiken jedoch nicht zeigen ist, warum sie sich so verhalten.

Eine Möglichkeit, dies herauszufinden ist diese zu fragen.

Beispiel für eine Feedback-E-Mail

Direkte Rückmeldungen zu erhalten haben eine nicht zu unterschätzende Wirkung. Sie …

1. 1. • erfahren, ob Ihre Kommunikation optimal auf die Bedürfnisse abgestimmt ist,

      • gewinnen die Aufmerksamkeit bei Ihren Empfängern,

      • intensivieren die Kundenbindung,

      • erfahren, welche E-Mail Inhalte Ihre Empfänger interessieren,

      • validieren Ihre bestehendes Angebot und

      • erhalten Ideen für die Entwicklung neuer Produkte.

Die Antworten aus der Kundenumfrage können ebenfalls dazu genutzt werden, um Kunden je nach Verhalten und Vorlieben in Gruppen zusammenzufassen. Diese einzelnen Kundengruppen können Sie später mittels Segmentierung noch zielgerichteter ansprechen.

E-Mail Segmentierungs-Optionen bei Mailjet.

Wie Sie solche Feedback-E-Mails erstellen, das erfahren Sie in diesem Artikel: Erfolgreiche Kundenbefragung per E-Mail: So klappt’s

2. Inaktive Empfänger zurückgewinnen

Eine gesunde E-Mail Liste lebt von aktiven Empfängern. Doch die Wahrheit ist: Ein recht hoher Anteil der Empfänger lässt Ihre E-Mails einfach links liegen. Statt sie zu lesen, verstauben sie ungeöffnet im Posteingang oder werden gelöscht. Das bedeutet für Sie Arbeitszeit- und Geldverlust.

Zwar ist ein gewisser Schwund normal (eine Kontaktliste verliert jährlich im Schnitt zwischen 25 und 30 Prozent). Doch sollten Sie darauf achten, dass Sie regelmäßig inaktive Empfänger aus Ihrer Liste entfernen, um Ihre E-Mail Zustellbarkeit nicht zu gefährden.

Sofern Sie merken, dass ein Kontakt seit einigen Wochen nicht mehr mit Ihren Nachrichten interagiert, sollten Sie versuchen, ihn wieder zu “aktivieren”.

Beispiel für eine Reaktivierungs-Kampagne von OMT.

Wir wären nicht Mailjet, wenn wir nicht für Sie eine solche E-Mail Vorlage vorbereitet hätten. Sie ist natürlich kostenlos. Dieses Template können Sie sich hier herunterladen.

Bild einfügen Reaktivierungs-E-Mail von Mailjet.

Eine Schritt-für-Schritt Anleitung finden Sie hier: Wie Sie inaktive E-Mail Kontakte zurückgewinnen

Nachpflege: Sich richtig voneinander verabschieden

Was ist eine E-Mail Listenreinigung?

Eine Reinigung von E-Mail Listen bedeutet, alte oder inaktive Kontakte aus einer E-Mail Datenbank zu entfernen. Dazu zählen Empfänger, die sich nicht mehr mit Ihren E-Mails beschäftigen oder veraltete E-Mail Adressen (Bounces), Blockierungen und Spamfallen.

Eine Reinigung einer E-Mail Liste ist im Grunde ganz einfach. Es ist ziemlich genau das, wonach es klingt: Schauen Sie sich Ihre E-Mail Kontaktliste an und aktualisieren Sie sie, wie Sie es für richtig halten. Das bedeutet, alte, veraltete Kontakte loszuwerden.

Das Entfernen von Kontakten aus Ihrer Liste kann beängstigend erscheinen. Schließlich haben Sie Arbeit investiert, um sie überhaupt dorthin zu bringen. Aber den Fokus auf die Pflege der Kontakte zu legen, die Ihre Marke lieben, ist der bessere Weg. Dann können Sie ihnen zeigen, was Ihre Marke wirklich kann.

Warum Sie Ihre E-Mail Kontaktlisten reinigen sollten

Viele E-Mail Marketer unterliegen dem Irrglauben, dass eine große E-Mail Liste automatisch mehr Öffnungen, Links und Umsatz bringt.

Doch dies ist ein Irrglaube.

Eine große E-Mail Liste mag zwar im Reporting für den Chef gut aussehen, doch das war’s dann auch schon. Statt einen guten ROI haben Sie:

1. Geringere Zustellbarkeits-Raten

2. Geringere Kampagnen-Performance

3. Höhere Investitionskosten

Faktor: Absender-Reputation

Im E-Mail Marketing ist der Dreh- und Angelpunkt die eigene Zustellbarkeit, das Alpha und das Omega. Die Zustellbarkeit wiederum ergibt sich aus der eigenen Absender-Reputation (den Ruf, den Sie bei den verschiedenen E-Mail Clients wie Gmail, Hotmail, GMX, T-Online etc. haben).

Die Absender-Reputation ergibt sich aus der Summe verschiedener Faktoren, die sich in drei Bereiche gliedern:

1. Technische Einrichtung

2. Datenqualität

3. E-Mail Inhalt

Konzentrieren wir uns auf den Punkt “Datenqualität”. Eine detaillierte Betrachtung zu den anderen Faktoren, erhalten Sie in diesem Artikel: So kommen Ihre E-Mails an

Die E-Mail Clients, auch ISP (Internet Service Provider) genannt, schauen ganz genau hin, wie die Empfänger mit den eingehenden E-Mails interagieren. Wenn

• Ihre E-Mail Öffnungsraten niedrig sind, dann teilt dies mit, dass Ihre Kontakte nicht interessiert sind.

• Ihre Klickraten niedrig sind, dann sagt es, dass Ihre E-Mail Inhalte nicht relevant sind

• Sie hohe Bounce-Raten haben, dann sind die E-Mail Adressen veraltet.

• Sie Spam-Markierungen oder Blockierungen haben, dann möchten die Empfänger unter keinen Umständen E-Mails von Ihnen erhalten.

Weiter ins Detail gehen wir in diesem Artikel: Die 8 wichtigsten E-Mail Marketing Kennzahlen

Durch das Bereinigen Ihrer E-Mail Listen stellen Sie sicher, dass Ihre

• Zustellbarkeits-Raten,

• Kampagnen-Performance (Öffnungen, Klicks, Abmeldungen, Spam-Markierungen, Blockierungen) und

• Bounce-Raten

besser werden. Auf die Gesamtzahl der Kontakte, die Ihre E-Mail lesen, hat dies jedoch keinen Einfluss. Wenn beispielsweise 4 von 100 Empfängern Ihre E-Mail öffnen, bleibt die Anzahl gleich. Ebenso, wenn 4 von 50 Kontakten sie lesen.

Der potenzielle Umsatz oder andere Conversion dieser E-Mail Kampagne könnte derselbe bleiben. Doch die Bereinigung von E-Mail Listen wird sich auf Ihren Ruf beim ISP auswirken. Und das ist der Schlüssel 🔑.

Je schlechter Ihre Absender-Reputation bei einem ISP ist, desto öfter landet Ihre Mail im Spam. Da Ihre E-Mails dann im Spam-Ordner und nicht im Posteingang landen, verringert sich die Anzahl der Kontakte, die Ihre E-Mails lesen, sowie Ihr ROI und Interaktionen.

Faktor: Investitionskosten

Hinzu kommt, dass Sie Kosten einsparen. E-Mail Marketing Software rechnen entweder nach versendeten E-Mail Volumen oder E-Mail Kontakten ab.

Große E-Mail Listen mit einem hohen Anteil an inaktiven Kontakten ist für beide Abrechnungsmodell kontraproduktiv. Warum sollten Sie für

• Empfänger bezahlen, die Sie bereits verloren haben?

• versendete E-Mails bezahlen, die niemals zugestellt werden?

Eine E-Mail Listenreinigung ist das, was Ihnen helfen wird, eine schlechte Absender-Reputation, sowie unnötige Investitionskosten zu vermeiden.

Machen Sie es leicht sich auszutragen

Es ist nie eine gute Idee, Ihren Abmeldelink vor Ihren Empfängern zu verstecken oder den Prozess der Abmeldung schwierig, zeitaufwändig oder verwirrend zu gestalten.

Abmeldelink im deutschsprachigen Mailjet Newsletter.

Wenn Empfänger einen Abmeldelink nicht finden können oder sich nicht die Zeit nehmen wollen, besteht die Gefahr, dass sie die E-Mails als Spam markieren. Und dies gilt es in jedem Fall zu vermeiden.

Kontakte, die nicht mehr an Ihren E-Mails interessiert sind und sich abmelden möchten, sollten Sie gehen lassen. Dies kommt nicht nur Ihrer Absender-Reputation zugute, Sie sparen ebenfalls auch Geld.

Warum?

E-Mail Marketing Softwares rechnen entweder nach Kontakt oder versendeter E-Mail ab. Ein “toter” Kontakt kostet Sie in beiden Fällen Geld, da ein E-Mail Versand (Option 2) zu diesem Empfänger (Option 1) stattfindet.

Tipp: Fragen Sie die Kontakte, warum sie sich abmelden möchten. Auf diese Weise erhalten Sie wertvolle Optimierungsvorschläge.

Bild einfügen Connox Abmelde Artikel

Wie Sie den Abmeldelink richtig angehen, erfahren Sie in diesem Artikel: Wie Sie Ihren Abmeldeprozess gestalten

E-Mail Listen reinigen: Zeitintervalle

Um Ihre E-Mail Liste zu bereinigen, bieten sich zwei Methoden an:

1. Grobe Reinigung nach jeder versendeten E-Mail Kampagne

2. Intensiv-Reinigung alle paar Monate

Wir empfehlen beide Methoden gleichzeitig zu verwenden.

Reinigung der Kontaktliste nach jeder E-Mail Kampagne

Werfen Sie nach jeder versendeten E-Mail Kampagne einen Blick auf Ihre Statistiken. Suchen Sie hier nach Abmeldungen, Bounces und Spam.

Entfernen Sie diese händisch aus Ihrer E-Mail Kontaktliste, bevor Sie eine weitere Kampagne versenden (siehe nächstes Kapitel).

Ihre genutzte E-Mail Marketing Software sollte Abmeldungen in der Regel von sich aus entfernen. Sofern dies nicht der Fall ist, dann lohnt sich allein hier ein Wechsel zu einem anderen E-Mail Marketing Anbieter wie Mailjet ;).

Reinigung der E-Mail Listen alle paar Monate

Eine größere E-Mail Listen Reinigung ist nach 3 bis 6 Monaten fällig.

Suchen Sie nach Kontakten, die Ihre E-Mail in den letzten 3 bis 6 Monaten nicht geöffnet haben und versuchen Sie diese mit einer Reaktivierungs-E-Mail wieder zurückzugewinnen.

P.S. Wir haben Ihnen dazu eine kostenlose E-Mail Vorlage erstellt, die Sie hier herunterladen und verwenden können.

Kostenlose Einwilligungs-E-Mail Vorlage zum kostenlosen herunterladen.

Integrieren Sie idealerweise zwei Antwort-Optionen: JA und NEIN. Dies vereinfacht die Reinigung Ihrer E-Mail Kontaktlisten erheblich.

• Den “JA”-Button verlinken Sie zu einer speziellen Bestätigungsseite, die Sie zuvor erstellt haben, mit einer Nachricht wie „Danke für die Bestätigung Ihres Interesses“.

• Den “NEIN”-Button verknüpfen Sie mit dem Abmeldelink. Empfänger, die diesen Button klicken, werden dann automatisch von der betreffenden Kontaktliste entfernt.

Wir empfehlen, den Empfängern darüber zu informieren, was passiert, wenn der Empfänger auf diese E-Mail nicht reagiert. Hier zwei Inspirationen:

• „Sofern wir nicht binnen 7 Tage von Ihnen hören, werden Sie automatisch von allen E-Mail Kontaktlisten entfernt.“

• “Wenn Sie Mailjet-Kunde sind, werden wir Sie weiterhin über wichtige Angelegenheiten, die Ihr Konto betreffen, informieren, Sie aber aus unserer Newsletter Liste entfernen.”

Diejenigen Empfänger, die dennoch inaktiv bleiben, löschen Sie bitte.

So reinigen Sie Ihre E-Mail Listen mit Mailjet

Die manuelle Bereinigung Ihrer Liste wäre wirklich zeitaufwendig. Also haben wir es Ihnen erleichtert. Mit nur ein paar einfachen Schritten sind Sie auf dem Weg zu einer glänzend sauberen Liste.

Das erste, was Sie tun wollen, ist, auf den Titel der letzten Kampagne zu klicken, die Sie verschickt haben. Scrollen Sie nach unten, bis Sie “Berichte anzeigen” sehen.

Klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Status" und nehmen Sie Unzustellbar, Geblockt und Spam in Angriff.

Nachdem Sie eine dieser Optionen ausgewählt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf “Zu einer Liste hinzufügen”.

Wenn sich dieses neue Feld öffnet, möchten Sie im linken Dropdown-Menü die Kontaktliste auswählen, die Sie bereinigen möchten. Wählen Sie im rechten Dropdown-Menü die Option "Kontakte entfernen". Drücken Sie abschließend auf “Exportieren”.

Was jetzt?

Jetzt wissen Sie, warum und wann Sie Ihre E-Mail Listen regelmäßig reinigen sollten sowie wie Sie dies bei Mailjet tun können. Sofern Sie bereits Mailjet Kunde sind, dann loggen Sie sich ein und führen jetzt eine Kontaktlisten-Reinigung durch. Die Verwaltung Ihrer E-Mail Kontaktliste und deren Bereinigung ist mit Mailjet ein Kinderspiel!

Sie sind noch nicht Mailjet-Kunde? Dann probieren Sie Mailjet aus, nehmen einen Wechsel vor, importieren Sie Ihre Kontaktlisten und führen anschließend eine Reinigung Ihrer E-Mail Listen durch.