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Die perfekte Willkommens-E-Mail erstellen: Die 7 wichtigsten Tipps

Begrüßungs-E-Mails zählen zu den effektivsten E-Mail-Kampagnen. Die besten Tipps + Beispiele finden Sie in diesem Artikel von Mailjet

Hermes vor einem Begrüßungsbildschirm

Eine Willkommens-E-Mail kann der Beginn einer intensiven Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Kunden sein. Ihre Abonnenten haben sich für Ihren Newsletter angemeldet, weil ihnen das, was sie gesehen haben, gefallen hat.

Beim E-Mail-Marketing ist diese E-Mail der erste Eindruck, den Ihr Unternehmen bei einem neuen Newsletter-Abonnent hinterlässt. Für Marketer sind Willkommens-E-Mails eine großartige Möglichkeit, eine Beziehung mit einem neuen Kontakt aufzubauen. Die erste E-Mail hat zudem eine höhere Gewichtung, denn hier entscheiden Abonnenten, ob Sie den Inhalt interessant finden.

Diese E-Mails können auch genutzt werden, um E-Mail-Abonnenten aufzufordern, aktiv zu werden und zum Beispiel das Profil zu vervollständigen, Inhalte herunterzuladen oder gar einen Kauf abzuschließen.

Was ist eine Willkommens-E-Mail?

Eine Willkommens-E-Mail, auch Begrüßungs-E-Mail genannt, ist die erste E-Mail, die Ihre Kunden oder Newsletter-Abonnenten erhalten, nachdem sie sich für Ihr Produkt oder Newsletter angemeldet haben. Im Wesentlichen ist es ein ausführlicheres “Herzlich willkommen!”

Willkommens-E-Mails eignen sich wunderbar, um den neuen Kunden/Newsletter-Abonnenten und seine Bedürfnisse besser kennenzulernen und um weitere demographische und Interessen-Daten zu erhalten.

Erstellen Sie mindestens eine E-Mail. Um Ihr Unternehmen richtig vorzustellen, können Sie eine E-Mail oder eine Reihe von 3 bis 5 E-Mails versenden.

Nutzen Sie die Chance für eine gute Kommunikation schon vor dem Abonnement bei der Double-Opt-in-Mail, die Sie versenden. Auch diese kann in Ihrer CI gehalten werden und individuell sein.

Was ist eine Onboarding-E-Mail bzw. Onboarding-Serie?

Die Begriffe "Onboarding-E-Mail" und "Willkommens-E-Mail" werden oft synonym verwendet, aber sie haben unterschiedliche Zwecke und Rollen in der Customer Journey. Onboarding-E-Mails sind darauf ausgerichtet, Ihnen beim Einstieg zu helfen. Diese E-Mails kommen nach der Willkommens-E-Mail und sollen Sie durch die ersten Schritte der Nutzung eines Produkts oder Dienstes führen.

Die Willkommens-E-Mail kann als erste E-Mail des Onboardings betrachtet werden. Hier ein beispielhafter Ablauf:

  1. Badge Check

    Onboarding-E-Mail (oft auch Begrüßungs-E-Mail)

    • Badge Check

      Wann: Sobald eine Person ein Benutzerkonto erstellt hat

    • Badge Check

      Was: Bestätigt die Anmeldung und enthält erste Informationen zum Produkt.

  2. Badge Check

    Onboarding-E-Mail

    • Badge Check

      Wann: 24 Stunden (1. Tag) nach Anmeldung

    • Badge Check

      Was: Am nächsten Tag senden Sie eine E-Mail mit zwei weiteren Schritten, wie z.B. die Einstellung der E-Mail und Profileinstellungen und Links zu Social Media.

  3. Badge Check

    Onboarding-E-Mail

    • Badge Check

      Wann: 72 Stunden (3. Tag) nach Anmeldung

    • Badge Check

      Was: Senden Sie ein anderes mit beliebten Produkten oder etwas Einfachem sie versuchen können, so dass sie sich mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung vertraut machen.

Bei Maillet erklären wir unseren Neukunden in der ersten E-Mail unserer aktuellen Willkommens-E-Mail-Serie, wie Sie Ihre erste E-Mail erstellen, wo sie unser Benutzerhandbuch finden und wie sie unseren Kundensupport erreichen. Wir versuchen also Problempunkte und Fragen präsentativ zu beantworten und zu lösen.

Der Unterschied zwischen einer Willkommens-E-Mail und Onboarding-E-Mail: Die Willkommen-E-Mail dient dazu, den neuen Nutzer oder Abonnenten herzlich zu begrüßen und einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen. Eine Onboarding-E-Mail erklärt die Nutzung eines Produkts oder Dienstes, um sicherzustellen, dass Kunden sich schnell zurechtfinden.

Warum sollten Sie Willkommens-E-Mails versenden?

Abgesehen von einer Begrüßungs-E-Mail, die eine freundliche und höfliche Art ist, Hallo zu sagen, haben sie auch eine sehr hohe Öffnungsrate: 50 %!

Auch erhalten Begrüßungs-E-Mails im Durchschnitt 33 % mehr Interaktion für Ihr Unternehmen.

Erste E-Mail von Mailjet die im CI des Unternehmens gehalten wird und die ersten Funktionen vorstellt.

Erste Mail von Mailjet bei der Kunden begrüßt werden und Funktionen kurz vorgestellt werden. Als CTA wird der erste Schritt, das Hinzufügen der Domain, genutzt.

Willkommens-E-Mails sind auch deshalb so wertvoll, dass sie den Onboarding-Prozess fortzusetzen, in dem sich Ihr Kunde gerade befindet. Eine Begrüßungs-E-Mail ermutigt Neukunden dazu, viele Dinge zu tun, wie z.B.

  • Badge Check

    Anmeldeprozess/Profil vervollständigen

  • Badge Check

    Benutzerhandbuch lesen

  • Badge Check

    sich über sämtliche Funktionen informieren

  • Badge Check

    bestimmte Inhalte herunterzuladen

  • Badge Check

    einen Kauf abzuschließen

Mit 50 % haben Willkommens-E-Mails eine ungewöhnlich hohe Öffnungs-Rate im Vergleich zu anderen Marketing E-Mails. Sie sind 86 % effektiver als die durchschnittlichen Mailings.

Unsere 7 Tipps für die perfekte Willkommens-Mail

Willkommens-E-Mails sind im besten Fall eine narrensichere Methode, um Ihr Publikum aktiv durch die Customer Journey zu führen. Die Tipps gelten auch für die gesamte Onboarding-E-Mail-Sequenz. Diese Sequenz ist so konzipiert, dass Kunden die Nachricht im Posteingang entdecken und so schnell wie möglich auf Ihren CTA antworten.

1. Die Willkommens-E-Mail enthält ein klares Werteversprechen

Zeigen Sie sich beim ersten E-Mail-Kontakt von Ihrer guten Seite und bleiben Sie authentisch.

Erinnern Sie Ihre Kunden an ihre ursprüngliche Absicht, d. h. warum sie zu Ihnen gekommen sindoder wie sie überhaupt den Weg zu Ihnen gefunden haben. Nutzen Sie Ihre Onboarding-E-Mails, um Ihren Kunden zu zeigen, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ihnen helfen kann.

Nutzen Sie dafür in der Onboarding-Mail positive Affirmation. Geben Sie Ihren Kunden einen motivierenden Grund zum Kauf, nutzen Sie zeitlich begrenzte Gutscheine oder Rabatte, belohnen Sie sie für ihre Einkäufe und ermutigen Sie sie, sich erneut zu engagieren.

Sie können nochmals die Quelle der Anmeldung benennen und dem Empfänger spezifisch sagen, wie, wann und wo er sein Opt-in gegeben hat. Dies schafft zusätzliches Vertrauen.

Die Klickrate bleibt niedrig, wenn der Inhalt nicht passt: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gesendeten Inhalte mit der Phase übereinstimmen, in der sich der Kunde auf seiner Customer Journey mit Ihnen befindet.

2. Willkommens-E-Mails werden sofort zugestellt

Sobald sich jemand für Ihren Newsletter anmeldet, senden Sie ihm so schnell wie möglich eine Begrüßungsmail.

Weil sie sich gerade erst angemeldet haben, bedeutet das, dass die Person immer noch online ist und sich gerade Ihre Produkte ansieht. Sie sind neugierig genug, um mehr wissen zu wollen, hilft diese erste E-Mail, um gleich loszulegen.

Versuchen Sie automatisierte E-Mails zu nutzen, um sie so schnell wie möglich zu versenden. Willkommensnachrichten in Echtzeit können bessere Ergebnisse erzielen als E-Mails, die erst einige Stunden später verschickt werden.

3. Die E-Mail ist kurzgehalten

Die Willkommens-E-Mail bietet zahlreiche inhaltliche Gestaltungsmöglichkeiten. Vorab eine grundsätzliche Empfehlung: Unabhängig vom Inhalt, achten Sie auf eine übersichtliche und klare Struktur.

Überlegen Sie sich genau, wie Sie den Begrüßungstext gestalten. Bei der Willkommens-E-Mail ist der Reiz groß, so viel wie möglich zu integrieren.

Doch überfordern Sie Ihre Empfänger nicht. Je mehr Möglichkeiten zur Interaktion Sie anbieten, desto höher ist die Gefahr, dass der Leser am Ende gar nichts macht.

Der Inhalt der Begrüßungs-E-Mail sollte daher relevant, prägnant und werthaltig sein.

Der Inhalt sollte relevant und einprägsam sein und dem Leser einen Mehrwert bieten. Sie können Ihren neuen Abonnenten beispielsweise einen Anreiz bieten und so die Interaktion mit Ihrem Unternehmen stärken, etwa mit einem Rabattcode oder durch exklusive Inhalte.

4. Sie verwenden aussagekräftige Betreffzeilen

Mit einem schlichten “Willkommen in unserem Shop”, “Herzlich Willkommen bei X” etc. schöpfen Sie das Potenzial nicht aus.

Werden Sie konkreter und benennen Sie bereits in der Betreffzeile den Inhalt der E-Mail, um einen weiteren Anreiz zum Öffnen zu geben.

Alles, was Sie über das Schreiben von E-Mail-Betreffzeilen wissen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel: E-Mail Betreffzeile verfassen: Die besten Tipps + Anleitung

5. Der Inhalt ist personalisiert

Verwenden Sie alle Daten, die Sie über Ihren neuesten Abonnenten haben, und machen Sie diese Willkommens-E-Mail ein wenig einladender.

Scheuen Sie sich beispielsweise nicht davor eine persönliche Begrüßung zu nutzen. Durch die Personalisierung von Willkommens-E-Mails fühlt sich die Korrespondenz etwas menschlicher und etwas weniger roboterhaft an.

Oder anders formuliert:

Je formaler Sie Ihre E-Mail gestalten, desto mehr Distanz haben Sie beim Empfänger und gerade bei der Willkommens-E-Mail gilt es eine (erste) positive Kundenbindung aufzubauen.

Wenn Sie ihren Vornamen haben, verwenden Sie ihn entweder in der Betreffzeile, im Text der E-Mail oder in beiden. Allein die Verwendung eines Vornamens in der Betreffzeile kann die Öffnungsraten um 20 % erhöhen.

Willkommens-E-Mails sorgen auch für mehr Berührungspunkte bei neuen Abonnenten. Eine tolle Möglichkeit, um Interaktion zu steigern, ist die Verlinkung zu Ihren Social-Media-Kanälen, wo Abonnenten sich mit Ihnen auf anderen Plattformen verknüpfen können.

6. Die Willkommens-E-Mail ist im Corporate Design

Farbe ist eine gute Möglichkeit, Aufmerksamkeit zu erregen und sie zu halten. Da die von Ihnen gewählten Farben das Erste sind, was Ihre Kunden sehen, wenn sie Ihre E-Mail öffnen, sollten Sie darauf achten, dass die von Ihnen gewählten Farben Ihres Unternehmens widerspiegeln.

Das E-Mail Design Ihrer Willkommens-E-Mail sollte ein ähnliches Design besitzen, wie Ihre restlichen E-Mails. Dies fördert die Wiedererkennung Ihrer Marke. Generell gilt es eine Konsistenz in allen Ihren E-Mails zu haben.

In unserem Leitfaden samt Infografik “So setzen Sie Farben in E-Mails richtig ein” erfahren Sie mehr.

7. Der CTA ist unwiderstehlich

Der Grund für Marketing-E-Mails ist es, Abonnenten in Kunden zu verwandeln, und Ihre CTAs, oder Call-to-Actions, sind das, was das für Sie tun wird. Dies sollten Sie bei der Planung Ihrer E-Mail im Hinterkopf behalten. Machen Sie Ihre Schaltflächen leicht auffindbar und verlockend zum Anklicken. Das kann bedeuten, dass Sie sie mit Farbe aufpeppen oder vielleicht ein cooles GIF dazu einbinden.

Gelungene Beispiele für Willkommens-E-Mails

Planen Sie eine Begrüßungs-E-Mail und suchen Sie nach einigen Ideen? Schauen Sie sich diese großartigen Beispiele und einige der Elemente an, die Sie bei der Gestaltung Ihrer eigenen Beispiele berücksichtigen sollten.

Vans – Kurz, knapp und übersichtlich

Abbildung einer kurzen Willkommens-Mail des E-Commerce-Unternehmens Vans.

Willkommens-Mail von Vans, die gleich für weitere Mitgliedschaften und Rabatte wirbt.

Die Willkommens-Mail von Vans beruft sich auf das Wesentliche. Dabei bleibt sie farblich dem Unternehmen treu und informiert über eine zusätzliche Mitgliedschaft, bei der Punkte gesammelt werden können.

Der CTA hebt sich hierbei eindeutig vom Rest des Textes ab, passt aber trotzdem zur Thematik, da auch das Vans-Logo rot ist.

Zalando - Die Macht der Personalisierung

Abbildung einer Willkommens-Mail von Zalando Lounge.

Beispiel einer Willkommens-E-Mail vom Zalando Lounge Onlineshop.

Groß und fett und ganz oben - Personalisierung ist das, was diese Willkommens-E-Mail auslöst. Es gibt keinen besseren Empfang als einen, der sich für Sie persönlich anfühlt, und genau das tut Zalando, in dem das Unternehmen die Empfängerin mit dem Vornamen anspricht.

Und gleich darauf ansprechende Bilder, Informationen zum Versand und Zahlungsoptionen.

Untersuchungen zeigen: Wenn wir unseren Namen auf etwas sehen, weisen wir diesen Gegenstand mehr Wert zu.

Die Nennung des Vornamens des Empfängers in der E-Mail-Betreffzeile kann die Öffnungsraten erhöhen. In unsere Umfrage über die E-Mail-Interaktion 2024 fanden wir heraus, dass 60 % der Nutzer die Nennung des Namens in der Betreffzeile wichtig oder sehr wichtig finden.

HelloFresh – Freshe Rabatte

Abbildung einer Willkommens-Mail von HelloFresh mit einem Rabatt und ansprechendem Bild.

Willkommens-Mail von HelloFresh

HelloFresh beginnt klassich und bedankt sich zuerst für das Abonnement des Newsletters. Dazu gibt es noch ein kleines Willkommensgeschenk in Form von 30 % Rabatt auf die erste Bestellung und einen eindeutigen CTA. Social Media Buttons sind auch zu finden, wenn auch etwas versteckter.

Auch dieses erste Willkommen fokussiert sich auf das Wesentliche.

Weleda – Werteversprechen an erster Stelle

Abbildung einer Willkommens-Mail von Weleda. Die E-Mail enthält Naturbilder von Lavendel und anderen Pflanzen.

Willkommens-Mail von Weleda mit Links zum Blogbeitrag.

Weleda zeigt sofort Flagge und benennt auch eines der Hauptthemen: Eins mit der Natur. So werden Kunden sofort daran erinnert, warum sich angemeldet haben und was sie erwarten können. Die Welt von Weleda wird durch verschiedene kleine Artikel vorgestellt und beleuchtet.

Airbnb - Was kommt als nächstes?

Abbildung einer Willkommens-Mail von Airbnb.

Beispiel einer Willkommens-E-Mail von Airbnb.

Airbnb verwendet seine Begrüßungs-E-Mail, um den Onboarding-Prozess fortzusetzen.

Gleich nach einem herzlichen Empfang mit leuchtenden, lebhaften Farben bietet die E-Mail ein paar verschiedene Optionen, um weiterhin mit Airbnb zu interagieren.

Die Vervollständigung Ihres Profils und das Hinzufügen von Verifizierungen hält den Abonnenten mit der Marke in Verbindung. Der abschließende CTA bringt Sie mit einer sehr markengebundenen "Get Exploring" zurück auf die Webseite.

Die Willkommens-E-Mail von AirBnB zeigt uns, dass eine klare Strategie Grundvoraussetzung ist. Was möchten Sie, dass Ihre Benutzer direkt nach der Registrierung oder Newsletter-Anmeldung tun?

Eine klare Vorstellung davon, was Sie sich von diesem "nächsten Schritt" wünschen, wird Ihnen dabei helfen, die Motivation Ihrer Benutzer zu erhalten.

Wenn Ihre Abonnenten ein Profil haben, das sie mit Ihrem Unternehmen einrichten können, einen Kauf abschließen müssen oder einige Einstellungen zur Auswahl haben, ist eine Begrüßungs-E-Mail eine gute Möglichkeit, sie durch diese Schritte zu führen.

Es hat nicht nur das Potenzial, Ihnen mehr Informationen über Ihre Abonnenten zu geben, sondern hält sie auch in Kontakt mit Ihrem Unternehmen und zieht sie zurück zu Ihrer Webseite.

Casper - Farbe, auf die Sie klicken möchten

Abbildung einer Willkommens-Mail von Casper, die nur in dunklen Blautönen gehalten ist.

Beispiel einer Willkommens-E-Mail von Casper.

Was ist Ihnen als Erstes an Casper's Begrüßungs-E-Mail aufgefallen? Vermutlich die tiefblaue Farbe.

Die Farbe vermittelt genau das, worum es bei der Marke geht, ohne den Abonnenten zu überfordern. Es macht Sie gespannt auf die zukünftige Korrespondenz von ihnen mit der Hoffnung, dass jede E-Mail so kreativ ist wie die Erste.

Fazit

Wir wissen, dass Sie hart daran arbeiten, Menschen dazu zu bewegen, sich für Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt anzumelden, und noch härter daran arbeiten, diese Kundenbeziehungen zu pflegen, wenn sie erst einmal aufgebaut sind.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, um Ihre Kunden besser über Ihr Angebot zu informieren, und deshalb ist es für jedes Unternehmen unerlässlich, den Onboarding-Prozess zu beherrschen. So können Sie den Wert Ihres Produkts aufzeigen und Ihre Kunden so führen, wie Sie es wünschen.

Das Geheimnis erfolgreicher Willkommens-E-Mails, über die sich Ihre Kunden freuen, ist eigentlich ganz einfach. Ein solider, erfolgreicher Onboarding-Prozess besteht darin, Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten und sie zu informieren, damit sie tiefer in Ihr Angebot eintauchen können.

Natürlich können Sie Ihre Willkommens-Mails mit E-Mail-Vorlagen erstellen und zusätzlich mit A/B-Tests optimieren.

Mailjet

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Dies ist eine Überarbeitung eines Artikels, der ursprünglich von Talia Boettinger verfasst und am 5. Juli 2019 erstmals publiziert wurde.

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