Qué es una whitelist, allowlist o lista blanca y para qué se usa en email marketing

Qué es una lista blanca o white list

Una lista blanca (del inglés white list) se trata de una estrategia que se implementa en ciberseguridad donde se aprueba una lista de direcciones de correo electrónico, una lista de direcciones IP, una lista de dominios, una lista de sitios web o una lista de aplicaciones, mientras que los demás quedan prohibidos.

Esta forma de operar es mucho más restrictiva y segura que su contraparte, la lista negra o black list y funciona de manera opuesta. Mientras que en las listas negras se autoriza todo lo que no se encuentre específicamente en la lista, en las listas blancas se autoriza únicamente lo que está en la lista, bloqueándose todo lo demás.

Por qué es importante una lista blanca en el email marketing

En el mundo del email marketing, las listas blancas o listas de direcciones permitidas son una garantía de que los emails que provienen de los integrantes de dichas listas tienen vía libre hasta la bandeja de entrada.

Estas listas ayudan a los proveedores de servicios de email como Microsoft Outlook, Google o Yahoo a filtrar correctamente los emails entrantes, ya que actúan en conjunto con sus propios filtros antispam para abrir las puertas de las bandejas de entrada a los emails que provienen de estos remitentes de confianza.

Además, con cambios como los que han introducido Google y Yahoo en los requisitos de los remitentes que envían emails a sus usuarios, la tendencia en la industria a incrementar la seguridad de las bandejas de entrada sigue siendo de plena actualidad.

Para los destinatarios

¿Alguna vez has estado esperando un email y no lo has recibido a tiempo porque estaba en tu carpeta de correo no deseado? ¿Te has perdido una promoción de una marca a la que sigues por no ver un correo legítimo que estaba en la carpeta de spam?

Puede ser que tu proveedor de emails esté siendo demasiado estricto a la hora de clasificar los emails que recibes (por ejemplo, porque haga mucho tiempo que no interaccionas con ellos). Incluir a los remitentes en los que confías en tu lista de direcciones permitidas manda una señal clara a tu proveedor de correo y evita todas estas confusiones.

Para los remitentes

Como remitentes, todo email que termina en spam daña nuestros resultados y puede afectar negativamente a nuestras futuras campañas. Siempre monitorizamos nuestra entregabilidad y tratamos de aplicar las mejores prácticas de la industria y, aun así, siempre pueden ocurrir accidentes o falsos positivos.

Estar incluidos en la lista de direcciones permitidas de nuestros suscriptores reduce significativamente el riesgo de que dichos usuarios se pierdan uno de nuestros mensajes porque haya sido marcado por error como spam por un filtro de spam.

Cómo crear una lista blanca de emails

El proceso para crear listas blancas es particular para cada proveedor, pero hemos querido incluir instrucciones para dos de los más utilizados en España.

Cómo hacer una lista blanca en Gmail

Gmail no cuenta con una lista blanca como tal, sino que tiene muchas opciones distintas a la hora de crear filtros de correos para la bandeja de entrada, y el indicar direcciones de confianza es un caso particular.

Estos son los pasos concretos que debes seguir para poder “incluir” una dirección de email o un dominio de envío en tu lista de direcciones permitidas:

1. Entra en tu cuenta de Gmail y haz clic en “Configuración” (el icono del engranaje) en la esquina superior derecha.

2. En el pequeño menú que se despliega, en la parte superior, haz clic en “Ver todos los ajustes”.

3. Entre los apartados disponibles, haz clic en “Filtros y direcciones bloqueadas”, y una vez ahí, haz clic en “Crear un filtro”.

4. Esto hará aparecer un pequeño recuadro parecido al de un email. En el campo De, escribe la dirección que quieres incluir entera (ejemplo@mailjet.com) o, si quieres incluir todas las direcciones de un dominio, escribe solamente el nombre de dominio (@mailjet.com) y haz clic en “Crear filtro”.

5. Ahora marca la casilla junto a “No marcar nunca como spam” (la séptima opción empezando por arriba) y haz clic de nuevo en “Crear filtro”.

6. Si has configurado todo correctamente verás que ahora en la pestaña de “Filtros y direcciones bloqueadas” te aparece una entrada debajo de “Se aplican los siguientes filtros a todos los correos entrantes:” como se muestra en la imagen inferior.

Configurar estos filtros en Gmail nos ofrece una mejor experiencia como usuarios finales y ayuda a protegernos de ataques de phishing y otros intentos de estafa.

Puedes repetir estos pasos para tantas direcciones y dominios como quieras. Y, si en algún momento cambias de idea, puedes eliminarlas en esa misma pestaña, haciendo clic en “eliminar”.

Cómo hacer una lista blanca en Outlook

Microsoft Outlook sí que cuenta con una lista de direcciones y dominios de confianza, por lo que puede resultar más intuitivo gestionarla. A pesar de eso, como existen actualmente varias versiones distintas en activo (versión web, versión de escritorio para Windows, versión para Mac...), las instrucciones pueden variar ligeramente en función de la versión.

Aquí recogemos los pasos básicos que debes seguir para añadir una dirección o dominio a tu allow list en Outlook:

1. Entra en tu cuenta de Outlook y haz clic en “Configuración” (el icono del engranaje) en la esquina superior derecha.

2. Dependiendo de la versión, se abrirá un pequeño menú con ajustes rápidos o se abrirá directamente el menú principal. Llega al menú principal y haz clic en la pestaña “Correo” y después en la pestaña “Correo no deseado”.

3. En el apartado de “Remitentes y dominios seguros”, haz clic en "Agregar”.

4. En la pequeña caja que aparece, escribe la dirección de email (ejemplo@mailjet.com) o el dominio (mailjet.com) que quieres añadir y presiona la tecla Intro.

5. Haz clic en el botón de “Guardar”.

6. Si todo ha funcionado como debería, ahora verás tu nueva adición como la primera línea en la sección de “Remitentes y dominios seguros”, como se muestra en la imagen inferior.

Nota: Al cerrar el menú de Configuración y volver a él en otro momento, las direcciones y remitentes seguros recién añadidos se reorganizarán y la lista estará ordenada alfabéticamente.

Puedes repetir estos pasos para tantas direcciones y dominios como quieras. Y, si en algún momento cambias de idea, puedes eliminarlas en ese mismo menú, haciendo clic en el icono de la papelera que se encuentra a la derecha de cada dirección.

La alternativa como remitente: Cuidar tu entregabilidad

Ahora que hemos visto cómo funciona el whitelisting o allowlisting y por qué es importante en email marketing, probablemente te preguntes qué puedes hacer como remitente.

Una de las opciones que tienes es lanzar una campaña dedicada o incluir una nota en tus newsletters pidiendo a tus lectores que te incluyan en su lista blanca de correo electrónico. El inconveniente, que no es algo que puedas realmente controlar ni de lo que puedas depender.

Entonces, ¿cuál es la alternativa?

Optimizar la entregabilidad de tus campañas de email. Hay que seguir aplicando las mejores prácticas en email marketing, haciendo un mantenimiento regular de tus listas de contactos, enviando contenido de interés a tu audiencia y monitorizando tus tasas de apertura, clics, quejas por spam. Esa es la fórmula “secreta” para el éxito.