Massen-E-Mails richtig versenden [Guide]

Was sind Massen-E-Mails?

Massen-E-Mails auch Bulk E-Mails genannt beschreibt eine E-Mail oder E-Mail-Kampagne, die an sehr viele Empfänger gleichzeitig versendet wird.

Wir bei Mailjet besprechen von Massen-E-Mails, wenn eine Kampagne an mindestens 150 000 Empfänger versendet wird.

Bulk E-Mails können enthalten:

• Versenden von Angeboten und sonstige Werbung

• Informationen an alle Kunden

• Präsentation neuer Produkte, etc.

Notwendige Voraussetzungen

Versand von hohem Versandvolumen

Die Möglichkeit, eine sehr hohe Anzahl an E-Mails in kürzester Zeit versenden zu können, ist natürlich die Grundvoraussetzung.

Daher gilt es im ersten Schritt einen E-Mail Marketing Anbieter zu suchen, der diese hohe Versandvolumina auch bewerkstelligen kann.

Damit dies gelingt, benötigt der E-Mail Anbieter wiederum eine leistungsstarke und skalierbare Infrastruktur, die es ermöglicht die gewünschte Anzahl an E-Mails innerhalb eines kurzen Zeitrahmens abzuwickeln.

Verteilte Architektur für eine stetige Verfügbarkeit

Um auf Nummer sicher zu gehen, ist es empfehlenswert, wenn der E-Mail-Anbieter verschiedene Serverstandorte hat. Auf diese Weise stellt er sicher, dass ein zuverlässiger E-Mail Versand zu jeder Zeit sichergestellt wird.

Idealerweise verteilen sich diese auf verschiedene Regionen. Gerade Unternehmen, die auf internationaler operieren und E-Mail Kampagnen an Empfänger in unterschiedlichen Regionen und Länder versenden, profitieren von dieser Nähe zum Serverstandort.

Dedizierte IP-Adresse

Wenn Sie planen, Bulk E-Mails zu versenden, dann sollten Sie dies über eine eigene IP-Adresse tun (dedizierte IP-Adresse), die Sie nicht mit anderen teilen (shared IP-Adresse).

Unterschied Shared IP und dedizierte IP

Der Vorteil einer solchen dedizierten IP-Adressen liegt darin, dass diese vor dem ersten Versenden eine neutrale Absender-Reputation besitzt, da Internet Service Provider und Webmails bislang noch keine Nachrichten von dieser IP-Adresse erhalten haben.

Aus Sicht vieler ISP sind alle E-Mails, die von einer unbekannten IP-Adresse versendet werden, zunächst verdächtig. Dies betrifft vor allem auf Bulk E-Mails zu.

Es liegt in der eigenen Verantwortung des Absenders, sich eine positive Versand-Reputation aufzubauen und von den ISPs als vertrauensvoller Absender angesehen zu werden. Damit ist er von den Versandpraktiken anderer Bulk E-Mail Versender unabhängig.

Tabelle: Vorteile und Nachteile einer dedizierten IP-Adresse.

E-Mail Tracking in Echtzeit

Nicht nur die spätere Auswertung der E-Mail Perfomance ist für Versender wichtig. Gerade bei einer großen Massen Kampagne ist es wichtig, dass Sie sofort informiert werden, sollte beim Versand etwas schiefgehen.

Dies geht natürlich nur dann, wenn Ihr E-Mail Anbieter ein Echtzeit Tracking mit ggf. Benachrichtigungsfunktion anbieten kann.

Dieser Anbieter sollte Ihnen alle wichtigen E-Mail Kennzahlen aufzeigen zu können - und hier vor allem die Zustellbarkeits-Metriken wie versendet, zugestellt, Bounce, Blockierungen, Spam-Markierungen.

Die wichtigsten E-Mail Marketing Statistiken

Gerade bei Transaktions-E-Mails ist das sofortige Benachrichtigt werden besonders wichtig, da diese anders als Marketing Kampagnen, vom Empfänger stets erwartet werden. Denn, wer von uns wurde nicht schon mal nervös, als eine wichtige E-Mail wie die Bestätigung über Flugbuchungen, Zahlungsbestätigung etc. nicht binnen weniger Minuten in unserem Posteingang eingegangen ist.

Die Echtzeit-Monitoring mit Benachrichtigungs-Funktion von Mailjet

E-Mail Consulting bei Bedarf

Die Erstellung und der Versand von Bulk E-Mails kann schnell einige Fragen aufwerfen, die das eigene Team nur schwer beantworten kann. Gerade bei Fragen, die die technische Infrastruktur betrifft, ist ein direkter Ansprechpartner beim E-Mail Anbieter nicht nur hilfreich, sondern oftmals auch notwendig.

Dieser persönliche Kundenbetreuer hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihr E-Mail Konto ordentlich aufzusetzen und alles für den Versand von Massen E-Mails einzurichten. Auch kann dieser Ihnen hinsichtlich Versandzeitpunkt und Menge etc. beraten sowie eine Vorprüfung und eine regelmäßige Prüfung Ihrer Kampagnen vornehmen.

Beratungsgespräch vereinbarenGeben Sie Ihren E-Mails die beste Chance, im Posteingang zu landen. Unsere E-Mail Experten entwickeln und verwalten eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene E-Mail und Zustell-Strategie. Fordern Sie jetzt ein individuelles Angebot ein.

Massen-E-Mails richtig versenden

Wie schnell kann ich Bulk E-Mails versenden?

Viele Versender machen den Kardinalfehler: Sie wählen einen E-Mail Anbieter oder wechseln zu einer anderen E-Mail Software, richten das Konto ein dann beginnen dann sofort mit dem Versand von Massen-E-Mails.

Die Folgen reichen von Bounces über Spam-Beschwerden und Spam-Ordner bis hin zum ISP-Blacklisting und Kontosperrungen beim E-Mail Anbieter.

Planen Sie den E-Mail Marketing Anbieter Wechsel sowie den Massen E-Mail Versand strategisch, indem Sie eine dedizierte IP wählen und diese gezielt vorstellen.

Eine dedizierte IP-Adresse, ist wie bereits erwähnt “neu”. Dies hat aber auch zur Folge, dass E-Mail Clients noch nicht einschätzen, können ob Sie als Versender gewünschte oder unerwünschte E-Mails versenden.

Gerade wenn Sie planen, große Mengen an E-Mails zu verschicken, gilt es Ihre IP-Adresse bei den verschiedenen E-Mail Clients zunächst bekannt gemacht werden.

Dies geschieht am besten, indem Sie das E-Mail Volumen über diese IP-Adresse Schritt-für-Schritt erhöhen. Diese Phase nennt man IP-Adressen Aufwärmphase bzw. wird als Aufwärmen der IP-Adresse oder IP-Warmup bezeichnet.

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für einen IP-Aufwärmplan, den unsere Customer Success Manager für einen unserer Kunden erarbeitet hat:

Beispiel für einen IP-Adressen Aufwärm-Plan

Wir empfehlen eine Steigerung um den Faktor 1,25. Je nach Fall kann eine geringere oder auch höhere Steigerungsrate sinnvoll sein. Fragen Sie hier am besten Ihren persönlichen Kundenbetreuer oder E-Mail Consultant.

Wann kann ich Massen-E-Mails versenden?

Beim Versand von Bulk Mailings gilt das gleiche wie bei allen anderen Marketing Kampagnen: Die Kampagne dann versenden, wenn die Empfänger am ehesten offen dafür sind.

Dies richtet sich zum einem nach dem Thema und zum anderen nach dem Zeitpunkt, an dem er die E-Mail erhalten hat. Beides finden Sie mittels einer genauen Zielgruppenanalyse heraus.

Ihre E-Mail-Statistiken, Webanalyse-Tools sowie eine einfache Kundenbefragungen gibt Ihnen hier nähere Auskünfte. Darüber hinaus gibt es gewisse “Richtzeiten” an denen Sie sich orientieren können.

Übersicht: Der beste E-Mail-Versandzeitpunkt im B2B und B2C

An wen kann ich Bulk E-Mails versenden?

Grundsätzlich gilt: Versenden Sie Ihre Bulk Kampagnen nur an diejenigen, die Ihre E-Mails auch wirklich erhalten möchten.

Der Erwerb von gekauften E-Mail Adressen ist nach wie vor eine Beliebte Praxis. Doch gerade, wenn Sie solche Adressen für den Versand von Massen-Mails verwenden, kann Ihnen dies “den Hals brechen”.

Kaufen Sie daher niemals E-Mail-Adressen von Dritten ein.

Nicht nur verstößt das gegen die Versandrichtlinien von fast allen E-Mail Anbietern, auch sind Ihnen eine hohe Blockierungs-, Spam- und Blacklisting-Rate ziemlich sicher. Statt Umsatz zu erwirtschaften, verschwenden Sie Geld. Genauso gut können Sie das Geld auch einfach so Ihrem E-Mail Anbieter überweisen, nur laufen Sie hier nicht Gefahr, dass Ihre Zustellbarkeit einbricht und das Ihr Konto gesperrt wird ;).

Denn:

Die auf einer solchen E-Mail-Liste gelisteten Empfänger möchten in der Regel nichts von Ihnen hören und wissen bis zum Erhalt der ersten E-Mails wahrscheinlich auch gar nicht, dass Sie deren E-Mail-Adresse erworben haben. Die Wahrscheinlichkeit, dass diese Personen Ihre E-Mail öffnen, ist ziemlich gering.

Möglichkeit bei Gmail, E-Mails als Spam zu markieren

Nutzen Sie Anmeldeformulare für Newsletter. Die von Ihnen angeschriebenen Kontakte, sollten Sie dabei mit einem Double-Opt-In-Verfahren erworben haben.

Bestätigungs-E-Mail, um die E-Mail Anmeldung zu bestätigen

Auch wissen diese im Idealfall bereits, welche Art E-Mail Inhalte sie von Ihnen erwarten können.

Soll ich den Versand der Bulk E-Mail aufteilen oder nicht?

Sofern Sie mit einem E-Mail Anbieter versenden, der die von Ihnen gewünschte Versandhöhe mit einem Mal abwickeln können und Sie die anderen Empfehlungen folgen, brauchen Sie Ihre Bulk E-Mail Kampagne nicht auf verschiedene Sendungen aufteilen.

Ausnahme davon ist, wenn Sie vor dem “eigentlichen” Versand einen Testdurchlauf mit einer bestimmten Stichprobengröße machen möchten.

Beispiel für eine Stichprobengröße beim A/B Testing bei Mailjet

Generell sind solche A/B Tests bei Massen-E-Mails stets zu empfehlen. Auf diese Weise sehen Sie bereits wie erfolgsversprechend Ihre Kampagne ist und ob etwaige Hürden (schlechte Zustellbarkeit, geringe Öffnungsrate, schlechte Interaktionsrate etc.) auftreten.

Wie erreiche ich, dass Bulk E-Mails geöffnet werden?

Massen E-Mails müssen nicht unpersönlich sein. Je vertrauenserweckender die E-Mail erscheint und je mehr sich die Empfänger bereits im Posteingang angesprochen fühlen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihre Massen E-Mail öffnen statt löschen.

Im Folgenden geben wir Ihnen ein paar Tipps.

Absender E-Mail Adresse und Absender-Name

Wählen Sie Ihre Absender E-Mail Adresse und -Name mit Bedacht. Verwenden Sie nach den @ Ihren Unternehmensnamen und keine Free E-Mail Adressen wie Gmail, GMX oder Web.de. Diese Praxis wirkt sowohl bei den ISPs als auch bei Ihren Empfängern unprofessionell und nicht vertrauenserweckend.

Hinsichtlich der Information vor dem @ gilt:

Wählen Sie hier entweder

• einen nicht personengebundenen Absendernamen wie marketing@, newsletter@, team@, info@,

• die Kombination aus Ihren Eigen- und Unternehmensnamen oder

• wenn Sie als persönliche Brand auftreten, ist auch nur ihr eigener Name denkbar

Beispiel für verschiedene Absender-Namen

Meiden Sie dagegen noreply E-Mail Adressen (noreply@unternehmen.de). Noreply E-Mails werden mit dem Ziel verschickt, den Empfänger zu informieren, ohne eine Antwort auf diese Nachricht erhalten zu wollen.

In vielen Fällen möchten Ihre Kunden und Zielgruppen mit Ihnen persönlich Kontakt aufnehmen. Dabei kann es sich um Rückfragen, Beschwerden, Lob oder anderes Feedback handeln. Doch Noreply E-Mails hingegen verhindern dies.

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Nennen des Empfängernamens in der Betreffzeile

Die E-Mail Betreffzeile entscheidet neben der Absender Adresse und Namen, ob Ihr Massen E-Mail geöffnet wird oder nicht.

Frage: Bei welcher E-Mail Betreffzeile fühlen Sie sich eher angesprochen?

• Unsere Mai-Empfehlungen speziell an dich

• Juliane, unsere Mai-Empfehlungen speziell an dich

  (denken Sie hier einfach Ihren Vornamen)

Vermutlich die Zweitere. Obwohl beide Formulierungen an für sich gleich sind, nämlich welche Produkte Sie im Monat Mai bevorzugt kaufen sollen, wirkt die zweite Variante weitaus persönlicher.

Der Trick ist hier, den Namen des Empfängers direkt in der Betreffzeile zu nennen. Hierzu setzen Sie einfach die [firstname] Variable ein. Einige E-Mail Marketing Software wie Mailjet bieten diese Funktion an, die Betreffzeile ohne Programmierkenntnisse zu personalisieren.

Und jetzt?

Die Erstellung und der Versand von Bulk E-Mails ist nicht schwierig, wenn man sich an ein paar Regeln hält. Die wichtigsten Empfehlungen haben wir Ihnen in diesem Artikel gegeben.

Doch gerade bei Bulk E-Mails macht es durchaus Sinn einen Spezialisten an der Seite zu haben, der Sie beim Versand unterstützt, denn: Je mehr E-Mails Sie versenden, desto teurer ist der Versand für Sie. Hier sicherzustellen, dass alles funktioniert spart am Ende nicht nur Zeit, Nerven und Geld, sondern vor allem auch Ihr Ansehen bei Ihren Empfängern.