Massen-E-Mails richtig versenden [Guide]

Was sind Massen-E-Mails?

Der Begriff Massen-E-Mails, auch Bulk-E-Mails genannt, beschreibt eine E-Mail oder E-Mail-Kampagne, die an sehr viele Empfänger gleichzeitig versendet wird. Diese E-Mails sind oft Teil einer breiter angelegten E-Mail-Marketingkampagne und sollen ein breites Publikum erreichen.

Bulk-E-Mails können enthalten:

• Angeboten und sonstige Werbung

• Informationen an alle Kunden

• Präsentation neuer Produkte, etc.

Wir bei Mailjet sprechen von Massen-E-Mails, wenn eine Kampagne an mindestens 150 000 Empfänger versendet wird.

Was unterscheidet Massen-E-Mail von normalen Marketing-E-Mails

Ein wesentlicher Unterschied von normalen Marketing-E-Mails und dem Massenversand liegt natürlich in der Menge der versendeten E-Mails. Mit Massen-E-Mails erreichen Sie eine größere Gruppe und so sparen Sie Zeit und Ressourcen.

Massen-E-Mails können einen Grad an Personalisierung aufweisen, beispielsweise durch die Anrede des Empfängers mit Namen. Aufgrund der großen Anzahl von Empfängern ist die Personalisierung jedoch oft begrenzt.

Bei normalen Marketing-E-Mails sind Inhalte mehr auf Empfänger zugeschnitten, da die ausgewählten Segmente oft kleiner Gruppen beinhalten. So kann mehr auf Interessen des Empfängers eingegangen werden.

Häufige Herausforderungen bei Massen-E-Mails

Obwohl sie viele Vorteile bringen, gibt es beim Versand von Massen-E-Mails auch einige Herausforderungen. Beispiele hierfür sind aufgrund der großen Empfängerzahl das Risiko einer geringeren Interaktionsrate und die Notwendigkeit, die Inhalte sorgfältig zu gestalten, um nicht als Spam wahrgenommen zu werden.

Wir wollen die größten Herausforderungen und ihre Lösungen kurz vorstellen und hoffen, dass Sie mit diesen Informationen Ihren Versand optimieren können.

Die Absender-Reputation bricht ein

Die Größte Herausforderung besteht im Einbrechen der Absender-Reputation und damit einhergehend eine schlechte E-Mail-Zustellbarkeit.

Die E-Mails aktivieren Spam-Filter und landen dann statt im Posteingang im Spam-Ordner oder werden von den ISPs vorab blockiert – im schlimmsten Fall sogar dauerhaft.

Ihre Interaktionsrate sinkt

Damit sich Ihre Öffnungsraten und Klickraten nicht verschlechtern, sollten Sie Massen-E-Mails so gut wie möglich personalisieren und Ihre Abonnenten direkt ansprechen. Achten Sie dabei auch auf relevante Inhalte.

Es ist hierbei zudem wichtig die Liste on Kunden zu bereinigen die nicht mit den Nachrichten interagieren. Hierfür sollte man ein entsprechend Segment bilden das Empfänger ausschließt, die über einen längeren Zeitraum inaktiv waren. Es lohnt ein Blick auf die Sunset Policy dieser Ihre E-Mail-Zustellbarkeit positiv beeinflussen.

Vernachlässigen Sie diese Punkte, kann es dazu führen, dass Ihre Abonnenten wenig Interesse an Ihren Nachrichten haben und Ihre Interaktionsrate sinkt.

Die Abmeldequote Ihrer Liste steigt

Dieses Problem geht mit den vorherigen einher: Interessieren sich die Abonnenten nicht für Ihre Inhalte, weil sie nicht personalisiert sind, oder einfach zu oft verschickt werden kann es dazu führen, dass Ihre Abmeldequote schnell wächst.

Insbesondere bei Bulk-Mails sollten Sie also darauf achten, dass der Inhalt Ihrer E-Mail von hoher Qualität ist. Zudem sollten Sie keine E-Mail-Listen kaufen und dafür sorgen, dass Inhalte auf die richtigen Segmente zugeschnitten sind.

Wichtig ist auch zu beachten das Benutzer die sich abmelden immer von den nächsten Versendungen ausgeschlossen werden.

Mehr Ihrer E-Mails werden als Spam markiert

Die E-Mails aktivieren Spam-Filter und landen dann statt im Posteingang im Spam-Ordner oder werden von den ISPs vorab blockiert – im schlimmsten Fall sogar dauerhaft. Dies birgt ein hohes Risiko, da Sie so im schlimmsten Fall auf einer Blockliste landen.

Damit Ihre E-Mails nicht als Spam markiert werden, sollten Sie den Best Practices folgen und dafür sorgen, dass Sie nicht auf Blocklisten landen und zusätzlich E-Mail-Testing betreiben das Ihnen dabei hilft den Content Ihrer Nachrichten zu optimieren.

Hier wäre Inbox Ready eine Produktlösung aus unserem Portfolio, die Content-Tests über Inbox Placement (Posteingangsplatzierung) zulassen würde.

Massen-E-Mails richtig versenden – unsere Tipps

Damit Ihr Online-Marketing samt Bulk-Mails erfolgreich verläuft, haben wir im Folgenden unsere Tipps für einen erfolgreichen Versand von Massenmails zusammengefasst.

Die richtige Versandgeschwindigkeit

Viele Versender machen den Kardinalfehler: Sie wählen einen E-Mail-Anbieter oder wechseln zu einer anderen E-Mail-Software, richten das Konto ein und beginnen sofort mit dem Versand von Massen-E-Mails.

Die Folgen reichen von Bounces über Spam-Beschwerden bis hin zum ISP-Blacklisting und Kontosperrungen beim E-Mail-Anbieter. Planen Sie den Wechsel des E-Mail-Marketing-Anbieter sowie den Massen-E-Mail-Versand strategisch, indem Sie eine dedizierte IP wählen und diese gezielt aufwärmen.

Eine dedizierte IP-Adresse, ist wie bereits erwähnt “neu”. Dies hat aber auch zur Folge, dass E-Mail-Clients noch nicht einschätzen können, ob Sie als Versender gewünschte oder unerwünschte E-Mails versenden.

Gerade wenn Sie planen, große Mengen an E-Mails zu verschicken, gilt es Ihre IP-Adresse bei den verschiedenen E-Mail-Clients zunächst bekannt gemacht werden.

Dies geschieht am besten, indem Sie das E-Mail-Volumen über diese IP-Adresse Schritt-für-Schritt erhöhen.

Diese Phase nennt man IP-Adressen Aufwärmphase bzw. wird als Aufwärmen der IP-Adresse oder IP-Warmup bezeichnet.

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für einen IP-Aufwärmplan, den unsere Customer Success Manager für einen unserer Kunden erarbeitet hat:

Beispiel für einen IP-Adressen Aufwärm-Plan

Wir empfehlen eine Steigerung um den Faktor 1,10. Je nach Fall kann eine geringere oder auch höhere Steigerungsrate sinnvoll sein. Fragen Sie hier am besten Ihren persönlichen Kundenbetreuer oder E-Mail Consultant.

Versenden Sie zum optimalen Versandzeitpunkt

Beim Versand von Bulk-Mailings gilt das gleiche wie bei allen anderen Marketingkampagnen: Die Kampagne dann versenden, wenn die Empfänger am ehesten offen dafür sind.

Dies richtet sich zum einem nach dem Thema und zum anderen nach dem Zeitpunkt, an dem er die E-Mail erhalten hat. Beides finden Sie mittels einer genauen Zielgruppenanalyse heraus.

Ihre E-Mail-Statistiken, Webanalyse-Tools sowie eine einfache Kundenbefragungen gibt Ihnen hier nähere Auskünfte. Darüber hinaus gibt es gewisse “Richtzeiten” an denen Sie sich orientieren können.

Tabelle, die die besten E-Mail-Versandzeitpunkte im B2B und B2C zeigt

Kaufen Sie niemals E-Mail-Adressen von Dritten ein

Grundsätzlich gilt: Versenden Sie Ihre Bulk-Kampagnen nur an diejenigen, die Ihre E-Mails auch wirklich erhalten möchten.

Der Erwerb von gekauften E-Mail-Adressen ist nach wie vor eine beliebte Praxis. Doch gerade, wenn Sie solche Adressen für den Versand von Massen-Mails verwenden, kann dies für Sie nach hinten losgehen.

Dies verstößt nicht nur gegen die Versandrichtlinien von fast allen E-Mail-Anbietern, sondern garantiert Ihnen eine hohe Blockierungs-, Spam- und Blacklisting-Rate. Statt Umsatz zu erwirtschaften, verschwenden Sie Geld.

Das Problem liegt darin, dass die auf einer solchen E-Mail-Liste vermerkten Empfänger in der Regel nichts von Ihnen hören und wissen möchten.

Bis zum Erhalt der ersten E-Mails wissen Empfänger oft nicht, dass Sie deren E-Mail-Adresse erworben haben. Die Wahrscheinlichkeit, dass diese Personen Ihre E-Mail öffnen, ist somit ziemlich gering.

Verwenden Sie bessere Opt-In-Verfahren

Statt Abonnenten einzukaufen und Newsletter ohne Einverständnis zu verschicken, sollten Sie Ihr Opt-In-Verfahren optimieren. Nutzen Sie Anmeldeformulare für Newsletter, um Abonnenten zu gewinnen.

Wir empfehlen Ihnen hierbei immer das Double-Opt-In-Verfahren zu verwenden - so bleiben Sie garantiert DSGVO-konform.

Bestätigungs-E-Mail, um die E-Mail-Anmeldung zu bestätigen

Beim Double-Opt-In-Verfahren müssen Abonnenten noch einmal auf einen Bestätigungslink in einer E-Mail klicken und werden erst dann in den E-Mail-Verteiler aufgenommen. So stellen Sie sicher, dass nur Leute mit echtem Interesse auf Ihrer Mailing-Liste landen und Ihre Werbemails und Newsletter erhalten.

Aufteilung von Massen-E-Mails: A/B-Tests

Sofern Sie mit einem E-Mail-Anbieter versenden, der die von Ihnen gewünschte Versandhöhe mit einem Mal abwickeln können und Sie den anderen Empfehlungen folgen, brauchen Sie Ihre Bulk-E-Mail-Kampagne nicht auf verschiedene Sendungen aufteilen.

Eine Ausnahme gibt es jedoch: Wenn Sie vor dem “eigentlichen” Versand einen Testdurchlauf mit einer bestimmten Stichprobengröße machen möchten.

Beispiel für eine Stichprobengröße beim A/B Testing bei Mailjet

Generell sind solche A/B Tests bei Massen-E-Mails stets zu empfehlen. Auf diese Weise sehen Sie bereits wie erfolgsversprechend Ihre Kampagne ist und ob etwaige Hürden (schlechte Zustellbarkeit, geringe Öffnungsrate, schlechte Interaktionsrate etc.) auftreten.

Absender-E-Mail-Adresse und Absender-Name verwenden

Massen E-Mails müssen nicht unpersönlich sein. Je vertrauenserweckender die E-Mail ist und je mehr sich die Empfänger bereits im Posteingang angesprochen fühlen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihre Massen-E-Mail öffnen, statt diese zu löschen.

Im Folgenden geben wir Ihnen ein paar Tipps, wie Sie das Vertrauen von Abonnenten gewinnen und wie Ihre Massen-Mails nicht im Spam-Ordner landen.

Wählen Sie Ihre Absender-E-Mail-Adresse und -Name mit Bedacht. Verwenden Sie nach den @ Ihren Unternehmensnamen und keine Free E-Mail-Adressen wie Gmail, GMX oder Web.de. Diese Praxis wirkt sowohl bei den ISPs als auch bei Ihren Empfängern unprofessionell und nicht vertrauenserweckend.

Hinsichtlich der Information vor dem @ wählen Sie hier entweder:

• einen nicht personengebundenen Absendernamen wie marketing@, newsletter@, team@, info@,

• die Kombination aus Ihren Eigen- und Unternehmensnamen oder

• wenn Sie als persönliche Brand auftreten, ist auch nur ihr eigener Name denkbar

Stellen Sie zudem sicher, dass ein MX-Eintrag auf der Domain vorhanden ist, die in der Lage wäre, E-Mails zu sammeln. Dies ist etwas, das Anbieter beim Empfang von E-Mails überprüfen und was zu einer Ablehnung führen kann, wenn dies nicht geschieht.

Wenn sie also z. B. x.nameihrerfirma.com wählen, sollte auf dieser Subdomain ein MX-Eintrag vorhanden sein. Der MX-Eintrag (“Mail Exchange”) ist der Eintrag, der einem E-Mail-Absender die Richtung des Servers angibt, der eingehende Nachrichtenströme annehmen würde

Beispiel für verschiedene Absender-Namen

Meiden Sie dagegen noreply E-Mail-Adressen (noreply@unternehmen.de). Noreply-E-Mails werden mit dem Ziel verschickt, den Empfänger zu informieren, ohne eine Antwort auf diese Nachricht erhalten zu wollen.

In vielen Fällen möchten Ihre Kunden und Zielgruppen mit Ihnen persönlich Kontakt aufnehmen. Dabei kann es sich um Rückfragen, Beschwerden, Lob oder anderes Feedback handeln. Doch Noreply E-Mails verhindern dies und machen Sie für Ihre Kunden schwerer erreichbar.

Nennen Sie den Empfängernamen in der Betreffzeile

Die E-Mail-Betreffzeile entscheidet neben der Absender Adresse und Namen, ob Ihr Massen-E-Mail geöffnet wird oder nicht.

Frage: Bei welcher E-Mail-Betreffzeile fühlen Sie sich eher angesprochen?

• Unsere Mai-Empfehlungen speziell an dich

• Aline (Ihr Vorname) unsere Mai-Empfehlungen speziell an dich

• (denken Sie hier einfach Ihren Vornamen)

Vermutlich die Zweitere. Obwohl beide Formulierungen an für sich gleich sind, nämlich welche Produkte Sie im Monat Mai bevorzugt kaufen sollen, wirkt die zweite Variante weitaus persönlicher.

Der Trick ist hier, den Namen des Empfängers direkt in der Betreffzeile zu nennen. Hierzu setzen Sie einfach die [firstname] Variable ein. Einige E-Mail-Marketing Software wie Mailjet bieten diese Funktion an, die Betreffzeile ohne Programmierkenntnisse zu personalisieren.

Details des E-Mail-Absenders bei Mailjet

Anforderungen für den Versand von Massen-E-Mails

Das Versenden von Massenmails unterscheidet sich leicht von normalen Marketingkampagnen. Wir haben die wichtigsten Punkte gesammelt, auf die Sie besonders achten müssen.

Eine individuell gestaltete E-Mail-Adresse, an die sich Kunden direkt wenden können, stärkt Ihre Markenbildung und das Vertrauen, was Kunden Ihnen gegenüber haben. So wirken Sie souverän und “ansprechbar” - und das auf direktem Wege.

Versand von hohem Volumen

Die Möglichkeit, eine sehr hohe Anzahl an E-Mails in kürzester Zeit versenden zu können, ist natürlich die Grundvoraussetzung.

Daher gilt es im ersten Schritt einen E-Mail-Marketing Anbieter zu suchen, der diese hohe Versandvolumina auch bewerkstelligen kann.

Damit dies gelingt, benötigt der E-Mail-Anbieter wiederum eine leistungsstarke und skalierbare Infrastruktur, die es ermöglicht die gewünschte Anzahl an E-Mails innerhalb eines kurzen Zeitrahmens abzuwickeln.

Veranschaulichung einer Autoskalierung eines Anbieters

Verteilte Architektur für eine stetige Verfügbarkeit

Um auf Nummer sicher zu gehen, ist es empfehlenswert, wenn der E-Mail-Anbieter verschiedene Serverstandorte hat. Auf diese Weise stellt er sicher, dass ein zuverlässiger E-Mail-Versand zu jeder Zeit sichergestellt wird.

Idealerweise verteilen sich diese auf verschiedene Regionen. Gerade Unternehmen, die auf internationaler operieren und E-Mail-Kampagnen an Empfänger in unterschiedlichen Regionen und Länder versenden, profitieren von dieser Nähe zum Serverstandort.

Server in verschiedenen Regionen

Dedizierte IP-Adresse

Wenn Sie planen, Bulk-E-Mails zu versenden, dann sollten Sie dies über eine eigene IP-Adresse tun (dedizierte IP-Adresse), die Sie nicht mit anderen teilen (shared IP-Adresse).

Unterschied Shared IP und dedizierte IP

Der Vorteil einer solchen dedizierten IP-Adressen liegt darin, dass diese vor dem ersten Versenden eine neutrale Absender-Reputation besitzt, da Internet Service Provider und Webmails bislang noch keine Nachrichten von dieser IP-Adresse erhalten haben.

Aus Sicht vieler ISP sind alle E-Mails, die von einer unbekannten IP-Adresse versendet werden, zunächst verdächtig. Dies betrifft vor allem auf Bulk-E-Mails zu.

Es liegt in der eigenen Verantwortung des Absenders, sich eine positive Versand-Reputation aufzubauen und von den ISPs als vertrauensvoller Absender angesehen zu werden. Damit ist er von den Versandpraktiken anderer Bulk E-Mail Versender unabhängig.

Tabelle: Vorteile und Nachteile einer dedizierten IP-Adresse.

E-Mail-Tracking in Echtzeit

Nicht nur die spätere Auswertung der E-Mail Perfomance ist für Versender wichtig. Gerade bei einer großen Massen Kampagne ist es wichtig, dass Sie sofort informiert werden, sollte beim Versand etwas schiefgehen.

Dies geht natürlich nur dann, wenn Ihr E-Mail-Anbieter ein Echtzeit Tracking mit ggf. Benachrichtigungsfunktionanbieten kann.

Dieser Anbieter sollte Ihnen alle wichtigen E-Mail-Kennzahlen aufzeigen zu können - und hier vor allem die Zustellbarkeits-Metriken wie z. B.  versendet, zugestellt, Bounce, Blockierungen, Spam-Markierungen.

Die wichtigsten E-Mail Marketing Statistiken

Gerade bei Transaktions-E-Mails ist das sofortige Benachrichtigt werden besonders wichtig, da diese anders als Marketingkampagnen, vom Empfänger stets erwartet werden.

Denn, wer von uns wurde nicht schon mal nervös, als eine wichtige E-Mail wie die Bestätigung über Flugbuchungen, Zahlungsbestätigung etc. nicht binnen weniger Minuten in unserem Posteingang eingegangen ist.

E-Mail Consulting bei Bedarf

Die Erstellung und der Versand von Bulk-E-Mails können schnell einige Fragen aufwerfen, die das eigene Team nur schwer beantworten kann. Gerade bei Fragen, die die technische Infrastruktur betrifft, ist ein direkter Ansprechpartner beim E-Mail-Anbieter nicht nur hilfreich, sondern oftmals auch notwendig.

Dieser persönliche Kundenbetreuer hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihr E-Mail-Konto ordentlich aufzusetzen und alles für den Versand von Massen E-Mails einzurichten.

Auch kann dieser Ihnen hinsichtlich Versandzeitpunkt und Menge etc. beraten sowie eine Vorprüfung und eine regelmäßige Prüfung Ihrer Kampagnen vornehmen.

Geben Sie Ihren E-Mails die beste Chance, im Posteingang zu landen. Unsere E-Mail-Experten entwickeln und verwalten eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene E-Mail und Zustell-Strategie. Fordern Sie jetzt ein individuelles Angebot ein.

Und jetzt?

Massen-E-Mails sind ein wichtiger Teil der Marketingstrategie, denn der E-Mail-Massenversand bietet Ihnen eine großartige Chance, wenn Sie die gängigsten Herausforderungen und deren Lösung kennen.

Insgesamt kann der Bulk-E-Mail-Versand effektiv sein, wenn er sorgfältig geplant, strategisch eingesetzt und mit bewährten Verfahren zur Bewältigung dieser Schwierigkeiten kombiniert wird.

Doch gerade bei Bulk-E-Mails macht es durchaus Sinn einen Spezialisten an der Seite zu haben, der Sie beim Versand unterstützt, denn: Je mehr E-Mails Sie versenden, desto teurer ist der Versand für Sie.

Hier sicherzustellen, dass alles funktioniert, spart am Ende nicht nur Zeit, Nerven und Geld, sondern vor allem auch Ihr Ansehen bei Ihren Empfängern.

Die solide Infrastruktur unsere Bulk Mail Software ist so ausgelegt, dass jeder Kunde bis zu 15 Millionen E-Mails pro Stunde versenden kann. Alle Funktionen die Sie für  einen erfolgreichen Versand brauchen, finden Sie natürlich bei Mailjet. Wenn Sie mehr Details über die Funktionen und Möglichkeiten erfahren möchten, finden sie diese auf der Seite für den E-Mail-Massenversand.