Die neuen Absenderanforderungen von Microsoft Outlook: Was Sie wissen (und tun) müssen

Gute Nachrichten für E-Mail-Marketer und -Versender: Seit dem 5. Mai 2025 gelten bei Microsoft Outlook strengere Anforderungen bei der E-Mail-Authentifizierung für Absender mit hohem E-Mail-Aufkommen. Also für Personen, die mehr als 5 000 E-Mails pro Tag versenden.

Wenn Ihre Nachrichten in den Posteingängen von Outlook.com (einschließlich hotmail.com-, live.com- und outlook.com-Adressen) landen, müssen Sie die neuen Standards einhalten oder riskieren, im Spam-Ordner zu landen oder – schlimmer noch – ganz gesperrt zu werden.

Hier erfahren Sie, was sich geändert hat, warum es wichtig ist und was Sie jetzt tun sollten, um die Vorschriften einzuhalten.

Was sind die neuen Anforderungen von Microsoft an Absender?

Microsoft tritt in die Fußstapfen von Google und Yahoo und verlangt von Massenversendern (5 000 und mehr E-Mails pro Tag) die vollständige Implementierung von drei wichtigen E-Mail-Authentifizierungsprotokollen:

• SPF (Sender Policy Framework) Überprüft, ob E-Mails von autorisierten Servern gesendet werden, die im DNS Ihrer Domain aufgeführt sind.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) Signiert Ihre E-Mails digital, um sicherzustellen, dass sie während der Übertragung nicht manipuliert wurden.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) Teilt E-Mail-Anbietern mit, wie sie mit nicht authentifizierten E-Mails umgehen sollen, und bietet Einblick in nicht autorisierte Aktivitäten mit Ihrer Domain.

Nicht konforme Nachrichten werden zunächst in Spam-Ordner weitergeleitet. Bleiben die Probleme bestehen, werden die Absender ihre E-Mails schließlich ganz ablehnen – etwas, das Sie vermeiden möchten!

Warum 2025?

Es scheint, dass Microsoft endlich dazu beiträgt, unsere Posteingänge sicher und frei von Spam-Mails zu halten.

Die neuen Anforderungen an die E-Mail-Authentifizierung für Marken, die Massen-E-Mails versenden, werden das Risiko von E-Mail-Spoofing und Phishing-Angriffen verringern und die allgemeine Sicherheit und Zustellbarkeit von E-Mails verbessern.

Aber warum 2025? Warum der plötzliche Handlungsbedarf?

Nun, es ist wahrscheinlich erwähnenswert, dass diese neuen Anforderungen einfach bewährte Praktiken sind, die schon seit mehr als 10 Jahren bestehen. Das, was Microsoft, Yahoo und Google tun, ist weder besonders neu noch revolutionär.

In der Tat erfüllen viele E-Mail-Versender diese Authentifizierungsstandards bereits. Der Unterschied ist, dass sie jetzt durchgesetzt werden.

Gibt es weitere Änderungen, die ich beachten sollte?

Microsoft hat auch deutlich gemacht, dass es die Best Practices für die Listenhygiene verschärfen wird. Hier sind einige dieser bewährten Praktiken, die sie empfehlen, zu übernehmen:

• Vergewissern Sie sich, dass die „Von„- oder „Antwort-An„-Adresse gültig ist, die wahre Absenderdomain widerspiegelt und Antworten empfangen kann.
• Geben Sie den Empfängern einen deutlich sichtbaren Link, über den sie unerwünschte E-Mails abbestellen können.
• Entfernen Sie regelmäßig ungültige Adressen, um Spam-Beschwerden und Bounces zu reduzieren.
• Verwenden Sie präzise Betreffzeilen und vergewissern Sie sich, dass Ihre Empfänger dem Erhalt Ihrer Nachrichten zugestimmt haben.

Auch hier hat Microsoft angekündigt, dass es Maßnahmen ergreifen wird, wenn diese Anforderungen nicht erfüllt werden, einschließlich des Filterns oder Blockierens von nicht konformen Absendern.

Fristen und Durchsetzung

Hier ist der Zeitrahmen, der uns für die Einhaltung der Vorschriften gegeben wurde:

• Jetzt: Vergewissern Sie sich, dass Ihre SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge aktualisiert sind, aufeinander abgestimmt sind und korrekt funktionieren.
• Seit dem 5. Mai 2025: Microsoft begann mit der Weiterleitung von Nachrichten von nicht konformen Domains mit hohem Volumen in den Spam-Ordner.
• Zukunft: Wir können davon ausgehen, dass alle nicht konformen Absender abgelehnt werden.

Was soll ich jetzt tun?

Da die Sendeanforderungen von Microsoft weitgehend mit denen von Google und Yahoo im Jahr 2024 übereinstimmen, ist die gute Nachricht, dass (wenn Sie die E-Mail-Authentifizierungsprotokolle bereits implementiert haben) keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden müssen.

Wenn das bei Ihnen nicht der Fall ist, finden Sie hier eine Liste von Maßnahmen und einige Unterlagen, wie Sie sich vorbereiten können:

Wie kann Sinch Mailjet Sie unterstützen?

Bei Sinch steht seit jeher eine hervorragende Zustellbarkeit im Mittelpunkt unseres Produktangebots. Dies gilt für alle unsere E-Mail-Lösungen.

Unser ständiges Bestreben ist es, unsere Nutzer für eine hohe Zustellbarkeit zu rüsten und sicherzustellen, dass sie die nötige Unterstützung erhalten, um dieses Ziel zu erreichen.

Sinch Mailjet-Benutzer können unsere detaillierte Dokumentation nutzen, um die von Microsoft geforderten E-Mail-Authentifizierungsprotokolle SPF und DKIM einzurichten. Wenn Sie noch mehr maßgeschneiderte Unterstützung suchen, sollten Sie sich unsere Zustellbarkeitsdienste ansehen. Wir verfügen über ein engagiertes Expertenteam, das Ihrem Unternehmen dabei hilft, sich mit den sich weiterentwickelnden Industriestandards zurechtzufinden und die maßgeschneiderte Strategie zu implementieren, die Ihren E-Mail-Anforderungen am besten entspricht.

Autor: Dale Hart Content Manager bei Sinch Mailjet