Bessere Zugänglichkeit in E-Mails: Das 101 der E-Mail-Barrierefreiheit

Je wichtiger das Thema Inklusion im täglichen Leben wird, desto mehr Gedanken sollten wir uns auch um Zugänglichkeit und Barrierefreiheit für Websites und E-Mails machen.

Der Gedanke, Inhalte für alle Zielgruppen zugänglich zu machen, ist nicht neu. Doch in vielen Unternehmen gibt es noch immer Nachholbedarf.

Um Ihnen bei diesem Prozess zu unterstützen, haben wir Ihnen in diesem Artikel die wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Ihre E-Mails barrierefreier machen.

Die Zugänglichkeit ist nach wie vor ein neues Konzept im Internet und damit auch bei der E-Mail Korrespondenz. Doch dies ändert sich zunehmend.

Unternehmen wie Accessibe haben sich zum Ziel gesetzt, das Internet bis zum Jahr 2025 für alle zugänglich zu machen.

Jedoch bleibt die E-Mail Zugänglichkeit weiterhin ein äußerst schwieriges Konzept, welches nur unzureichend in die Praxis integriert werden kann und deshalb an ein drittes Unternehmen delegiert werden muss.

Im Übrigen sind Personen, die Schwierigkeiten bei der Zugänglichkeit haben, zahlreicher, als es aussieht. Laut der WHO sind fast eine Milliarde Menschen von einer Sehbehinderung betroffen.

Dies hat wesentliche Auswirkungen, wenn E-Mails nicht in einer zugänglichen Version vorliegen: Es ist dann nämlich für bestimmte Personen gar nicht möglich, die darin enthaltenen Informationen zu lesen.

Hinsichtlich der Nutzbarkeit ist es ziemlich störend, dass eine E-Mail nicht auf Pixel anspricht, selbst wenn dies allein nicht so schlimm ist.

Wenn man die beiden vorgenannten Punkte ins Verhältnis zu der Zeit und dem Aufwand setzt, die man mit der Optimierung von E-Mails verbringt, und zwar einfach nur, damit sie auf Outlook.com gut aussehen, was weniger als 1% Marktanteil hat, dann ist daran doch irgendetwas faul.

Und wenn ethische Fragen nicht ausreichen, dann geht die Rechnung auf, wenn man die Situation vom Standpunkt der geschäftlichen Korrespondenz aus betrachtet.

Wenn Sie Ihre E-Mails nicht zugänglich machen, dann verzichten Sie auch auf ein beträchtliches Publikum.

Und nicht zuletzt: Die Gesetzgebung wird zudem dahingehend geändert, so dass die Zugänglichkeit obligatorisch wird.

Wenn man von E-Mail Zugänglichkeit spricht, kann man diese im Allgemeinen in 3 Punkte unterteilen.

Es gibt zahlreiche Optionen, um E-Mails zugänglicher zu gestlaten. Doch wir werden uns hier auf die einfachsten Praktiken konzentrieren, die Sie zur Verbesserung der Zugänglichkeit Ihrer E-Mails einsetzen können.

Sie können die Tricks, die Sie hier gelernt haben, gerne kommentieren und teilen!

Normalerweise bestehen Ihre E-Mails aus Inhalten, die Sie teilen möchten. Die Zugänglichkeit der Inhalte können (und sollten) Sie sicherstellen, indem Sie überprüfen, dass:

• der E-Mail Betreff und eventuelle Links beschreibend sind („Hier klicken“ oder „Öffnen Sie mich“ vermeiden): Personen mit einem Lesegerät können auf diese Weise leicht herausfinden, worum es sich handelt.
• die Inhalte in Textform vorhanden sind: Bilder enthalten keine wichtigen Informationen und werden immer von einem alternativen Text begleitet (mit dem Attribut „alt”). Mit gif-Dateien sollten Sie vorsichtig sein (wird natürlich jif ausgesprochen).
• jeder Absatz ein bestimmtes Thema behandelt und kurz ist: dies ist nicht nur wichtig für Personen mit Lesegeräten (denn sie können natürlich nicht quer lesen und müssen sich mit dem ganzen Text abmühen), sondern auch für Personen mit Dyslexie oder sonstigen Lernbehinderungen.
• Inhalte leicht zugänglich sein sollten: lieber einfache Begriffe statt verklausulierte Formulierungen verwenden.

Nachdem der E-Mail Inhalt nun barrierefrei ist, möchten wir ihn auch schön gestalten. Im Hinblick auf das E-Mail Design gilt es Folgendes zu beachten:

• Formulieren Sie bevorzugt in logischer Leserichtung: von links nach rechts und von oben nach unten. Wenn man nicht die Absicht hat, eine E-Mail an einen Harlekin zu schreiben, dann ist ein Patchwork-Design hinfällig.
• Wählen Sie eine ausreichend fette und große Schrift (größer als 14px): nun, da Sie Ihren Inhalt gekürzt haben, ist dies leicht! Vergessen Sie nicht, auch die Zeilenhöhe zu vergrößern, damit der Inhalt Platz hat und leicht lesbar ist.
• Vermeiden Sie zentrierte und ausgerichtete Absätze: Wählen Sie bevorzugt die normale Leserichtung und den normalen Abstand zwischen den Worten.
• Wählen Sie einen starken Kontrast: Ein Bonuspunkt, denn dies hilft allen Ihren Nutzern, denn ein zu schwacher Kontrast erschwert die Lesbarkeit je nach Lichtbedingungen. Man denke auch an den „Dark Mode“, der bei einer immer größeren Zahl von Kunden und Browsern eingeführt wird. Links und Buttons sollten leicht zugänglich sein: Stellen Sie sicher, dass die Links hervorgehoben und ausreichend farblich abgesetzt sind. Diese Elemente sollten zudem leicht anklickbar oder aktivierbar sein. Umgekehrt ist es zu vermeiden, Text farblich hervorzuheben und zu unterstreichen, bei dem es sich um keinen Link handelt. Übrigens: eine deutliche Kennzeichnung von Links bzw. Buttons kann auch Ihre allgemeine Klickrate erhöhen. Also ein weiterer Bonuspunkt.

Nun haben Sie den E-Mail Inhalt und das E-Mail Design zugänglicher gemacht, jetzt können wir mit der Implementierung weitermachen. Um nicht die ganze Arbeit unserer Kollegen von der Redaktion und der Gestaltung zu zerstören, sollten wir sicherstellen, dass:

• die Sprache der E-Mail über das Attribut festgelegt wird: Es ist sehr leicht zu setzen und erlaubt es den Lesegeräten, die Inhalte richtig auszusprechen, z. B. véri youzfoul.
• das Attribut in dem HTML-Tag table integriert wird: Dies erlaubt es den Lesegeräten, zu verstehen, dass es sich um Präsentationsmaterial und nicht um eine Datentabelle handelt; dies ist der wichtigste Grund, warum dieser Tag der größte Feind der E-Mail Entwickler ist.
• eine Textversion angeboten wird: Da immer noch viele E-Mails ohne gute Design-Praktiken verschickt werden, ziehen zahlreiche Nutzer die Textversion vor. Sie sollten in der Lage sein, diese automatisch über Ihre Versandplattform zu erstellen, also haben Sie keinen Vorwand dafür, dies nicht zu tun!

Jetzt wissen Sie, welche Punkte wichtig sind, um den Inhalt, das Design und den Code Ihrer E-Mails zugänglicher und barrierefrei zu machen.

Doch wie kontrollieren Sie die Umsetzung dieser Maßnahmen? Können Sie wirklich eine weitere Aufgabe in Ihrem beschäftigten Arbeitsalltag unterbringen? Zum Glück gibt es eine App dafür.

Es existieren eine ganze Reihe von Tools, die es uns ermöglichen, die unterschiedlichsten Dinge zu prüfen: die Lesbarkeit, die Semantik usw. Auch wenn diese Tools sehr gut funktionieren, ist der Versuch, alle davon in einen Prozess einzubinden, doch sehr aufwändig und zeitraubend und man beschränkt sich daher oft auf eine gute Auflösung.

Daher empfehlen wir Ihnen für den Start insbesondere https://www.accessible-email.org/. Dieses Tool analysiert eine HTML-Datei und schickt Fehler und Verbesserungsvorschläge zurück, um die E-Mail zugänglich zu machen.

Es ist also ganz einfach in einen Arbeitsablauf zu integrieren, sowohl zur Überprüfung der E-Mails vor dem Versand als auch für die Umsetzung der guten Praktiken.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, dann empfehlen wir Ihnen die WCAG-Checklisten, die Sie hier finden https://www.wuhcag.com/wcag-checklist/. Diese Checklisten sind nach Schwierigkeitsgrad organisiert (Anfänger, Mittelstufe,Fortgeschrittene) und sind eine gute Arbeitserleichterung in der Optimierung Ihrer E-Mail Barrierefreiheit

Wir hoffen, dieser Artikel hilft Ihnen dabei, die Zugänglichkeit zu einer Priorität zu machen und die oben beschriebenen Punkte umzusetzen, die wichtig, aber auch nicht allzu schwer sind!

Autor: Nicolas Garnier Ehemaliger Produktmanager bei Sinch Mailjet