E-Mail-Dateigröße: Wie groß ist zu groß?

Größer heißt bei E-Mail-Marketern nicht automatisch besser, vor allem, wenn es um E-Mail-Dateigrößen geht. Große Bilder in Ihre E-Mails zu packen oder große HTML-Dateien zu verschicken, beeinträchtigt die Zustellung Ihrer E-Mails sowie die Interaktion damit.

Wie groß ist bei E-Mail-Dateigrößen also zu groß? Ist es an der Zeit, Ihre E-Mail-Kampagnen auf eine kilobyte-arme Diät zu setzen? Mit diesen Best Practices machen Sie in Bezug auf Bildgrößen und HTML-Code alles richtig.

Die maximale Größe einer E-Mail inklusive Anhängen liegt bei vielen Providern zwischen 20 und 25 MB, wobei einige Anbieter eigene, teils strengere Limits für die Größe der Mails definieren. Entscheidend ist immer die Gesamtgröße der E-Mail, also Text, Header, Kodierung und E-Mail Anhänge zusammen.

Für typische Szenarien bedeutet das:

• Gmail, Outlook & Co.: Gesamtgröße meist 20–25 MB pro E-Mail.
• Große Dateien wie eine MS PowerPoint-Präsentation oder MS Excel-Arbeitsmappe: Bereits einzelne Office-Dateien können nah an diese Grenzen heranreichen.
• Unternehmensumgebungen: Admins setzen oft niedrigere Limits (z. B. 10–15 MB), um Speicher und Bandbreite zu schonen.

Für Nutzer bedeutet das: Alles, was darüber liegt, sollten Sie besser über alternative Kanäle wie Cloud-Speicher verschicken.

Ein Anhang kann abgelehnt werden, obwohl die ursprüngliche Datei unter der angegebenen maximalen Größe liegt, weil sich die Datei beim Versand technisch vergrößert. E-Mail Anhänge werden üblicherweise per Base64 kodiert, was die Dateigröße um rund ein Drittel erhöht und damit die effektive maximale Größe schneller erreicht, als viele Nutzer erwarten.

Wichtige Gründe im Überblick:

• Base64-Overhead: Eine 15 MB große MS PowerPoint-Präsentation oder MS Excel-Arbeitsmappe kann nach der Kodierung plötzlich über 20 MB belegen.
• Grenzwert bezieht sich auf die gesamte Größe der Mails: Header, Text, Signatur, eingebettete Bilder und HTML-Code zählen mit.
• Provider-spezifische Limits: Manche Provider werben mit 20 MB, setzen aber auf ihren Servern niedrigere technische Schwellwerte oder prüfen zusätzlich Virenscanner-Regeln.
• Sicherheits- und Filterregeln: Verdächtige Dateitypen (z. B. ausführbare Dateien oder bestimmte Zip Files) können zusätzlich blockiert werden, unabhängig von der Größe.

Deshalb kann eine Datei, die lokal „nur“ 18 MB groß ist, im Versandprozess die maximale Größe von 20 MB überschreiten und vom Server zurückgewiesen werden.

Wahrscheinlich überrascht es Sie, wie niedrig die Schwelle ist, bei der sich die Dateigröße negativ auf die Zustellbarkeit auswirkt. Große E-Mail-Dateien schmälern Ihre Chance, den Posteingang zu erreichen – nicht gerade das, wonach ambitionierte E-Mail-Marketer streben. Doch wie kommt es zu großen E-Mails? Wenn wir davon sprechen, die Größe von E-Mail-Dateien zu begrenzen, meinen wir diese beiden Aspekte:

1. Bilder: Die Fotos, Logos, Bilder und das Branding, die Ihre E-Mail-Kampagnen zur Geltung bringen.
2. HTML-Code: Die Bausteine und der Text, die Teil Ihrer E-Mail-Marketingkampagnen sind. 

Welchen Best Practices sollten E-Mail-Marketer und E-Mail-Designer also folgen?

Studien von Email on Acid ergaben, dass Bilder in Größen von 16 KB bis 696 KB keinen messbaren Einfluss auf die Zustellbarkeit hatten. Das heißt jedoch nicht, dass Sie eine Carte blanche haben, um einen Haufen großer Bilder in Ihren Kampagnen zu verwenden.

Große Bilder wirken sich negativ auf die Ladezeit Ihrer E-Mails aus, was dazu führt, dass Ihre Abonnenten Ihre E-Mail löschen, bevor sie überhaupt ganz angezeigt wurde. Vergessen Sie nicht, dass 20 % der US-Amerikaner mehr als 50 E-Mails pro Tag erhalten – niemand wird Zeit auf E-Mails verschwenden, die mehr als ein paar Sekunden zum Laden brauchen. 

Große Bilder verbrauchen ebenfalls wertvolle Megabytes von begrenzten mobilen Datentarifen. Nehmen wir einmal an, Ihre Abonnenten nutzen für das Abrufen von E-Mails vor allem Prepaid-Internettarife ohne Flatrate (beispielsweise Studenten, Familien mit geringem Einkommen, ältere Bevölkerungsgruppen und Abonnenten vieler Schwellenländer). In diesem Fall werden sie Ihnen nicht gerade dafür dankbar sein, langsam ladende, datenfressende Kampagnen zu erhalten. 

Bitte bedenken Sie ebenfalls, dass E-Mails mit großen Bildern und wenig bis gar keinem Text möglicherweise Spamfilter auslösen. Leider werden viele skrupellose Absender versuchen, Spamfilter zu umgehen, indem sie unseriöse Inhalte in graphischen Abbildungen verbergen, damit der Text nicht von Maschinen gelesen werden kann.

Aus dieser Perspektive heraus raten wir Ihnen, mindestens ein Text-zu-Bild-Verhältnis von 60:40 zu wählen, um Zustellbarkeit zu maximieren und Ihre Bilder unter 200 KB zu halten.

Im Gegensatz zur Bildgröße scheint die Größe der HTML-Datei die E-Mail-Zustellbarkeit direkt zu beeinflussen. Bei der Durchführung der Tests erstellten unsere Partner Email on Acid eine Reihe von HTML-E-Mails in verschiedenen Größen, von gerade einmal 15 KB bis zu riesigen 650 KB.

Dateien mit einer Größe bis zu 100 KB erreichten den Posteingang problemlos. So weit, so gut. Ab 100 KB sank die Zustellbarkeit jedoch langsam, denn die verschiedenen Spamfilter sehen jeglichen unnötigen Code in einer E-Mail als potenziell gefährlich, da er zur Übertragung von Viren oder Malware dienen könnte. 

Bei nur 110 KB begannen diese E-Mails bereits, an mehreren Spamfiltern zu scheitern. Darunter befanden sich Spamfilter von großen Playern des E-Mail-Ökosystems wie Apple Mail 5, 6 und 7, Google Apps, Outlook 2007 und 2010 sowie Yahoo. Reden Sie sich das nicht klein! Wenn Ihre E-Mails diese Postfächer nicht erreichen, wird ein beträchtlicher Teil Ihrer Abonnenten Ihre Kampagnen nie zu Gesicht bekommen.

 Das kann Ihr Designteam tun, wenn Ihre HTML-E-Mail-Dateien größer als 100 KB sind:

• Weniger ist definitiv mehr: Entfernen Sie unnötige Leerzeichen, Zeilenumbrüche oder Kommentare in Ihrem HTML.
• Substanz ist wichtiger als Design: Entfernen Sie alle überflüssigen oder unnötigen Stile aus Ihrem Code.
• Auf den Punkt mit einem überzeugenden CTA: Müssen Ihre E-Mails wirklich so detailliert sein? Die Best Practices im E-Mail-Marketing heben schon seit einiger Zeit hervor, wie wichtig es ist, Abonnenten vom Posteingang direkt auf eine Landingpage weiterzuleiten.

Zustellbarkeit ist nicht das einzige Problem im Hinblick auf die Dateigröße. So werden besonders große E-Mails in manchen Posteingängen abgeschnitten. Diese Praxis ist als „E-Mail-Clipping“ bekannt und besonders gängig in Gmail- und iOS-Umgebungen. Eine abgeschnittene E-Mail zeigt nur einen Teil Ihrer Kampagne an und fordert die Abonnenten dazu auf, die gesamte E-Mail herunterzuladen.

Eine abgeschnittene E-Mail ist zwar kein Zustellbarkeitsproblem, aber sorgt zweifellos für ein Problem mit der Interaktion Ihrer E-Mail. Das gilt insbesondere dann, wenn Ihr CTA abgeschnitten wird. Wichtige Inhalte werden nicht eingeblendet und Ihre Abonnenten müssen noch einmal mehr klicken.

Gmail hat strenge Standards, was die Größe von E-Mails angeht: Jede E-Mail, die größer als 102 KB ist, kann und wird abgeschnitten. Das bedeutet, dass Ihre Abonnenten nur eine teilweise Wiedergabe Ihrer E-Mail erhalten und wichtige Informationen zunächst verborgen bleiben. Wenn Ihre Empfänger nicht auf den unauffälligen Link klicken, den Google Mail zur Verfügung stellt, um die gesamte E-Mail zu sehen, wird Ihre ganze harte Arbeit… nun ja, verkürzt.

Die schlechte Nachricht ist, dass es keine andere Möglichkeit gibt, das Abschneiden von E-Mails in Google Mail zu verhindern, als die Dateigröße Ihrer E-Mail zu reduzieren.

Das Problem ist hier nicht die Zustellbarkeit, wie wir oben erläutert haben, sondern dass Ihre Abonnenten nur einen Teil Ihrer E-Mail erhalten und Ihre harte Arbeit entfernt wird, es sei denn, die Abonnenten klicken auf den unauffälligen Link, über den Gmail die Darstellung der gesamten E-Mail bereitstellt.

Sie reduzieren die Größe Ihrer Mails durch Kompression, das Entfernen unnötiger Medien oder den Einsatz von Cloud-Links statt direkter E-Mail Anhänge. So umgehen Sie die maximale Größe der Provider und garantieren, dass große Dateien sicher ankommen.

• Dateien komprimieren: Wandeln Sie Dokumente vor dem Versand in Zip Files um.
• Office-Optimierung: Nutzen Sie in Microsoft Office die Funktion „Dateigröße verringern“, um hochauflösende Bilder und unnötigen Ballast zu entfernen.
• Cloud-Speicher nutzen: Laden Sie Inhalte beispielsweise bei Google Drive hoch und versenden Sie nur den Freigabe-Link statt schwerer E-Mail Anhänge.
• Alternative Kanäle: Für extrem große Datenmengen bieten sich ein FTP Server oder für die schnelle interne Abstimmung Instant Messaging mit Dateifreigabe an.
• Inhalte aufteilen: Senden Sie Kerninfos in einer schlanken Mail und lagern Sie ergänzende Materialien auf externe Speicher aus.

Durch diese Strategien minimieren Sie die technische Größe der Mails und verbessern die Zustellbarkeit Ihrer Kommunikation erheblich.

Große Bilder in E-Mails und große HTML-Dateien wirken sich negativ auf die Zustellbarkeit Ihrer Kampagnen und möglicherweise auch auf die Interaktion damit aus, was das E-Mail-Erlebnis Ihrer Abonnenten etwas frustrierender macht.

Diese Best Practices unterstützen Sie dabei, die richtige Größe Ihrer E-Mails zu bestimmen. Möchten Sie Ihre Kampagnen weiter optimieren, haben wir genau das richtige Tool für Sie. 

Mit den E-Mail-Vorschauen von Mailjet prüfen Sie Ihre E-Mail-Kampagnen auf ihre Zustellbarkeit und Designprobleme in verschiedenen E-Mail-Programmen. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Kampagnen nicht von Spamfiltern abgefangen werden.

Autor: Matthias Mehner Matthias "Matze" Mehner ist Marketing-Experte mit Fokus auf E-Mail und Digital Marketing. Als VP Marketing bei Sinch Mailjet treibt er globale Content-Strategien und datengetriebenes Wachstum voran. Gründer, Autor und Speaker mit Leidenschaft für smarte Kommunikation, die wirklich ankommt.